ด้วยการทำตาม หลักการออกแบบที่ดีเพียงไม่กี่ข้อ และการใช้คุณสมบัติการจัดรูปแบบเอกสารของ Microsoft Office คุณจะสามารถจัดทำข้อเสนอที่สวยงามที่สร้างความประทับใจครั้งแรกได้
|
ไม่ว่าคุณกำลังพยายามผลักดันผลิตภัณฑ์หรือ บริการของคุณไปยังบริษัทข้ามชาติหรือร้านค้าเปิดใหม่ตามท้องถนน ภาพลักษณ์การทำงานที่เป็นมืออาชีพจะทำให้ธุรกิจของคุณดูแตกต่าง ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงการใช้คุณสมบัติการจัดรูปแบบที่มีอยู่ใน Microsoft Office เพื่อจัดทำข้อเสนอและใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพที่จะทำให้คุณได้เปรียบในการ แข่งขัน ในการใช้ Microsoft Word เราจะกล่าวถึงเคล็ดลับและเทคนิคการจัดรูปแบบที่นักออกแบบใช้ในการจัดทำเค้า โครงและลักษณะของเอกสารอย่างมืออาชีพ (คุณสามารถดำเนินการด้วยตนเองได้โดยไม่ต้องจ้างนักออกแบบ!)
เริ่ม ต้นด้วยการกำหนดเนื้อหา
ขั้นแรก เราจะต้องคำนึงถึงสิ่งที่จะทำให้ข้อเสนอนั้นมีความเด่นชัด เนื้อหาในข้อเสนอของคุณจะต้องบอกรายละเอียดเกี่ยวกับตัวคุณอย่างชัดเจน โดยการให้รายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์ของบริษัท (หรือตัวคุณเอง) และรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการ รวมทั้งต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยสังเขป
เมื่อคุณได้เนื้อหาที่ จะนำไปใส่ไว้ในข้อเสนอแล้ว คุณจะต้องสร้างเอกสาร Word ใหม่ แล้วเริ่มต้นจัดทำข้อเสนอของคุณ วิธีการที่ง่ายที่สุดในการทำให้ข้อเสนอของคุณมีความเด่นชัด คือ การใช้รูปแบบและลักษณะที่สอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร โดยคุณสามารถใช้รูปแบบที่มีใน Microsoft Word กับข้อความในเอกสารของคุณ
ข้อ แนะนำ: ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณควรใส่เนื้อหาใดไว้ในข้อเสนอ คุณอาจดูตัวอย่างข้อเสนอของผลิตภัณฑ์และบริการประเภทต่างๆ ได้จากแม่แบบที่มีอยู่ใน ที่เก็บแม่แบบของ Office Online
การจัดรูปแบบ เอกสารให้มีความสอดคล้องกัน
ในการเลือกแบบอักษรและขนาดแบบอักษรใน Word คุณอาจสังเกตเห็นรายการแบบหล่นลง (ช่อง drop-down list) ที่อยู่ทางด้านซ้ายของเมนูแบบอักษร เมนูนี้จะแสดงรูปแบบทั้งหมดที่มีอยู่ในเอกสารของคุณ เมื่อคุณต้องการใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งกับข้อความ ให้ระบายแถบสีที่ข้อความ แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการจากรายการแบบหล่นลง ข้อความที่คุณเลือกจะแสดงตามแบบอักษร ขนาดแบบอักษร การจัดรูปแบบตัวอักษร ฯลฯ ที่เลือกไว้
โดยค่าดีฟอลต์ Word จะใช้รูปแบบ “ปกติ” ซึ่งเป็นค่าดีฟอลต์สำหรับข้อความในเอกสารของคุณ นอกจากนี้ยังมีรูปแบบสำหรับข้อความที่เป็นหัวข้อ (เช่น Heading 1, Heading 2 ฯลฯ) ซึ่งเป็นประโยชน์มากสำหรับการจัดทำเอกสารที่แบ่งออกเป็นหลายส่วน
คุณ สามารถใช้รูปแบบเหล่านี้ในการจัดรูปแบบข้อความสำหรับแต่ละส่วน (เช่น “เกี่ยวกับเรา”, “ผลิตภัณฑ์”, “ราคา” ฯลฯ) เพื่อให้เอกสารของคุณมีลักษณะที่ปรากฏที่สอดคล้องกัน
ประโยชน์ที่คุณ จะได้รับเพิ่มเติมจากการใช้รูปแบบเหล่านี้ในแต่ละส่วนของข้อเสนอของคุณคือ คุณสามารถจัดทำสารบัญสำหรับข้อเสนอของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไปที่หน้าแรกของ เอกสาร แล้วเลือก แทรก > การอ้างอิง > ดัชนี และ ตาราง แล้วคลิกที่แท็บ สารบัญ จากนั้นให้คลิก ตกลง เพื่อเพิ่มสารบัญลงในข้อเสนอ คุณสามารถดำเนินการได้ง่ายๆ เพียงเท่านี้
นอก จากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนรูปแบบที่ใช้ได้โดยการเลือก รูป แบบ > ลักษณะและการจัดรูปแบบ เพื่อเปิดเมนูที่แสดงด้านข้างของ ลักษณะ และการจัดรูปแบบ ซึ่งจะปรากฏทางด้านขวาของเอกสาร
คุณสามารถใช้ รายการแบบหล่นลงของแต่ละรูปแบบในการปรับเปลี่ยนรูปแบบ ซึ่งได้แก่ แบบอักษร ขนาดแบบอักษร การจัดรูปแบบ ฯลฯ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของคุณจะมีผลต่อข้อความทั้งหมดที่ใช้รูปแบบนั้น
การ เพิ่มสีและรูปภาพ
นอกจากลักษณะที่ปรากฏที่มีความสอดคล้องแล้ว วิธีการที่จะทำให้งานนำเสนอของคุณมีความโดดเด่นคือ การปฏิบัติตามหลักการออกแบบพื้นฐาน โดยเริ่มต้นด้วยการจำกัดการใช้สีของคุณ เอกสารของคุณอาจดูแปลกตา หากคุณเปลี่ยนสีของข้อความเป็นสีส้มทั้งที่หัวข้อของข้อความนั้นเป็นสีม่วง จุดมุ่งหมายของคุณคือ คุณพยายามที่จะสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพและโน้มน้าวให้ผู้อ่านซื้อ ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
หลักเกณฑ์ที่ใช้กันโดยทั่วไปคือ เนื้อหาหลักของข้อเสนอควรพิมพ์ด้วยข้อความสีดำ แต่คุณสามารถใช้สีต่างๆ เพื่อเน้นข้อความหรือทำให้หัวข้อเด่นชัดได้
วิธีการทำให้ข้อเสนอของ คุณมีความรัดกุมอีกวิธีหนึ่งคือ การจำกัดการใช้ภาพตัดปะและรูปภาพต่างๆ ถ้าคุณใช้ภาพกราฟิกในข้อเสนอของคุณ ภาพเหล่านั้นจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับส่วนนั้นๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีภาพผลิตภัณฑ์ที่คุณจำหน่าย การใส่ภาพนั้นไว้ในส่วนที่ให้คำอธิบายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จึงเป็นเรื่องที่สม เหตุสมผล
ในทางกลับกัน ถ้าคุณมีภาพตัดปะที่น่าสนใจ ภาพตัดปะ แล้วนำไปใส่ไว้ในข้อเสนอของคุณอย่างกระจัดกระจาย คุณอาจสร้างความประหลาดใจให้กับลูกค้าได้ว่าภาพตัดปะเหล่านี้มีความเกี่ยว ข้องกับข้อเสนอของคุณอย่างไร การใช้ภาพตัดปะหรือรูปภาพเพียงเล็กน้อยจะให้ผลที่ดีกว่า
การเพิ่ม หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
สิ่งสุดท้ายในการสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมือ อาชีพคือ การเพิ่มหัวกระดาษและท้ายกระดาษลงในเอกสารของคุณ หัวกระดาษและท้ายกระดาษของเอกสารคือพื้นที่ที่คุณสามารถใส่ชื่อของข้อเสนอ วันที่ รวมทั้งชื่อบริษัทและหมายเลขหน้าได้
เมื่อต้องการสร้างหัว กระดาษหรือท้ายกระดาษใหม่ ให้เลือก มุมมอง> หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแก้ไขหัวกระดาษและท้ายกระดาษ แล้วพิมพ์ข้อความลงในพื้นที่ที่จัดไว้ในหน้าเอกสารได้โดยตรง เมื่อต้องการแทรกหมายเลขหน้า ให้คลิกไอคอน หมายเลขหน้า ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
ถ้าข้อเสนอของ คุณมีหน้าชื่อเรื่อง คุณอาจไม่ต้องการให้หัวกระดาษและท้ายกระดาษปรากฏในหน้านั้น ให้คลิกไอคอน การ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่อยู่บนแถบเครื่องมือเดียวกันเพื่อเปิดหน้าคุณสมบัติเค้าโครง
คลิ กตัวเลือก หน้าแรกต่างกัน เพื่อให้คุณสามารถสร้างหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษสำหรับหน้าที่เหลือในเอกสารของ คุณโดยไม่ปรากฏในหน้าแรกได้ เมื่อคุณแก้ไขหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม ปิด เพื่อกลับไปยังเอกสารของคุณ
การตรวจการสะกดคำและการพิมพ์
ใน ท้ายที่สุด คุณต้องไม่ลืมที่จะอ่านทบทวนและตรวจการสะกดคำก่อนส่งข้อเสนอของคุณออกไป (เครื่อง มือ > การสะกดและไวยากรณ์) ถ้าคุณส่งเอกสารที่พิมพ์ออกมาให้กับลูกค้า คุณอาจต้องการจัดทำข้อเสนอนั้นเป็นรูปเล่ม (ร้านถ่ายเอกสารโดยส่วนใหญ่มักจัดทำให้โดยเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพียงเล็กน้อย) หรือใส่ไว้ในแฟ้มงานนำเสนอ
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถจัดทำข้อเสนอได้เหมือนอย่างมืออาชีพแล้ว!
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น