หลีกเลี่ยงความหายนะในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ด้วยการตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์เดินทางของคุณ
ทุกสิ่งทุกอย่างจะเปลี่ยนไปทันทีเมื่อคุณ เปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะมาเป็นแล็ปท็อป เปลี่ยนจากชุดหูฟังของคอมพ์มาเป็นมือถือ และเปลี่ยนห้องทำงานมาเป็นห้องพักโรงแรม
บางครั้ง อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในทางดี คุณหลุดพ้นจากห้องสี่เหลี่ยมของคุณ มีอิสระที่จะไปทุกที่ที่งานของคุณจะพาไป
แต่บางครั้ง ทุกอย่างเปลี่ยนไปในทางที่เลวร้ายกว่าเดิม ประสิทธิผลลดลงเมื่อคุณอยู่ในที่ที่ไม่คุ้นเคย หรือเมื่อใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่คุณไม่ถนัด แป้นพิมพ์ขนาดเล็กของแล็ปท็อปที่ทำให้มือคุณเป็นเหน็บ หรือแม้กระทั่งความรำคาญที่สายไมโครโฟนของมือถือที่ปกคอเสื้อ สิ่งเหล่านี้อาจเพียงพอที่จะทำให้คุณทำงานได้ไม่เต็มที่
ต่อไปนี้คือ เทคโนโลยี 4 ประการที่จำเป็นสำหรับสำนักงานเคลื่อนที่ ตลอดจนเครื่องมือล่าสุดที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลให้คุณในการทำงานนอกสำนัก งาน
1. ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมไม่ใช้เพียงแค่การดาวน์โหลดโปรแกรมลงในเครื่องแล็ปท็อป หรือ PDA เท่านั้น แต่รวมถึงการทราบว่าโปรแกรมดังกล่าวเหมาะกับการใช้งานสำหรับสำนักงานเคลื่อน ที่หรือไม่ หรือโปรแกรมอีเมลนั้นออกแบบมาสำหรับใช้ระหว่างเดินทาง หรือว่าดัดแปลงมาจากโปรแกรมที่ใหญ่กว่าซึ่งออกแบบมาสำหรับใช้กับกลุ่มทำงาน ขององค์กรใหญ่ๆ หรือว่าโปรแกรมต่างๆ สามารถทำงานเข้ากันได้อย่างดีหรือไม่เมื่อใช้กับแล็ปท็อป หรือว่าหยุดทำงานเมื่อโปรเซสเซอร์ของคุณกำลังทำงานหนัก
พนักงานที่ทำ งานในสำนักงานมักไม่ต้องคำนึงถึงข้อควรพิจารณาเหล่านี้ แต่สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นเรื่องใหญ่ทันทีหากคุณต้องเดินทางเพื่อทำงาน ซึ่งเรื่องนี้คุณหมอ Tab Stone จาก Los Angeles รู้ซึ้งดี คุณหมอได้ติดตั้งโปรแกรมอีเมลรุ่นใหม่ลงในแล็ปท็อปก่อนการเดินทางเมื่อเร็วๆ นี้ แต่โปรแกรมดังกล่าวไม่เหมาะกับการใช้งานในลักษณะเคลื่อนที่ ผลก็คือ โปรแกรมไม่ทำงานในเครื่องของคุณหมอ จึงต้องยกเลิกการติดตั้งโปรแกรมก่อนที่จะเริ่มเดินทางเพียงเล็กน้อย แต่การยกเลิกโปรแกรมทำให้โปรแกรมสำรองอีเมลไม่ทำงาน ซึ่งหมายความว่า คุณหมอไม่สามารถดาวน์โหลดข้อความใดๆ ลงในเครื่อง PC ได้ คุณหมอ Stone เล่าว่า "ผมไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลย ไม่ว่าจะใช้การดาวน์โหลดใหม่ หรือดาวน์โหลดที่สำเนาไว้จากอินเทอร์เน็ตก็ตาม"
การพัฒนาล่าสุด: โปรแกรมซอฟต์แวร์จัดการรายชื่อผู้ติดต่อช่วยให้คุณสามารถถ่ายข้อมูลลงใน PDA เพื่อการดาวน์โหลดและปรับข้อมูลของผู้ติดต่อ ปฏิทินนัดหมาย และบันทึกต่างๆ ลงใน Palm Pilot หรือ Pocket PC ของคุณ นอกจากนี้ ยังมีเวอร์ชันที่ใช้กับเว็บไซต์ไว้สำหรับบริการนักธุรกิจที่ต้องเดินทางที่ ทำแล็ปท็อปหายหรือชอบใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเมื่อมาถึงจุดหมายปลาย ทางแล้ว
การพัฒนาในอนาคต เฝ้าดูการพัฒนาที่นำมาซึ่งการใช้งานร่วมกันระหว่างโปรแกรมต่างๆ สำหรับผู้ใช้ระบบไร้สาย โปรแกรมจัดการรายชื่อผู้ติดต่อได้ขยายขีดความสามารถมาจนถึงการทำหน้าที่ของ โปรแกรมอีเมล สมุดอีเมลแอดเดรส และฐานข้อมูล ขั้นต่อไปคือการทำให้ผู้ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่หรือ PDA ไร้สายสามารถเข้าใช้ข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ได้ด้วยเช่นกัน
2. ฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสม
ผมไม่ได้หมายถึงการเป็นเจ้าของคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปรุ่นใหม่ล่าสุด แต่กำลังพูดถึงฮาร์ดแวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่เดินทางอยู่เสมอ เราต้องยอมรับความจริงว่า มีอุปกรณ์จำนวนมากที่นักธุรกิจที่ต้องเดินทางได้อาศัยพึ่งพาแต่ถูกออกแบบมา โดยไม่ใช้มุมมองของนักเดินทางเลย ตัวอย่างเช่น เมื่อแบตเตอรี่เครื่องแล็ปท็อปของ Joachim Martin หมดลงในระหว่างอยู่บนเครื่องบิน ผู้ให้บริการบนเครื่องที่แสนดีก็เสนอตัวที่จะช่วยชาร์จแบตเตอรี่ให้ที่ปลั๊ก "ลับ" ทางด้านหลังของเครื่องบิน "แบตเตอรี่ชาร์จเรียบร้อย" นักพัฒนาซอฟต์แวร์ผู้นี้เล่าให้ฟัง "แต่เมื่อผมกลับมาถึงบ้าน แบตเตอรี่เสียใช้ไม่ได้อีกต่อไป" เขาต้องเปลี่ยนแบตเตอรี่ใหม่ กรณีนี้ควรโทษใครดี สายการบิน ผู้ผลิตแบตเตอรี่ หรือแม้กระทั่งนักธุรกิจที่โชคร้ายรายนั้นที่ไม่มีความรู้ดีกว่านี้ แต่เหตุการณ์เช่นนี้มักเกิดขึ้นเสมอ เพราะปลั๊กโทรศัพท์มือถือมีความแตกต่างกัน เช่นเดียวกับปลั๊กไฟ และอุปกรณ์ต่างๆ อีกมากมายที่เราต้องใช้ส่วนมากจะไม่เป็นมิตรต่อนักเดินทาง ใช้งานไม่สะดวก หรือทั้งสองอย่างรวมกัน
การพัฒนาล่าสุด: ผู้ผลิตฮาร์ดแวร์บางรายเริ่มหันมาตอบสนองความต้องการด้านฮาร์ดแวร์ที่เหมาะ กับนักเดินทางมากขึ้นด้วยการผลิตอุปกรณ์เสริมต่างๆ เช่น Stowaway XT Keyboard และผมยังประทับใจกับ Super Mini Optical Mouse ของ Atek ซึ่งทำให้นิ้วของคุณไม่เป็นเหน็บกับการใช้ตัวชี้ของแล็ปท็อปของคุณ
การ พัฒนาในอนาคต ในขณะที่การผสมผสานกันระหว่างโทรศัพท์เคลื่อนที่ คอมพิวเตอร์ และ PDA ดำเนินต่อไป ผมจะไม่แปลกใจเลย หากในอนาคตจะได้เห็นอุปกรณ์ที่มีคุณสมบัติใช้สะดวกเหมือนคอมพิวเตอร์ตั้ง โต๊ะ แต่สามารถถือไปมาได้เหมือน PDA ซึ่งเหล่านักเดินทางต่างรอคอยมานานแล้ว
3. การเชื่อมต่อที่เหมาะสม
โปรดอย่าทำให้ความหมายคลาดเคลื่อน แต่การเชื่อมต่อเป็นส่วนสำคัญที่สุดสำหรับ สำนักงานเคลื่อนที่
คุณยังคงจำหมอ Stone ที่ไม่มีอีเมลใช้ได้อยู่ใช่ไหม ในที่สุดเขาก็สามารถเข้าใช้ข้อความอีเมลได้ด้วยการเชื่อมต่ออย่างยากลำบาก เข้ากับเว็บ อีกรายหนึ่งคือ Spencer Field ซึ่งเพิ่งกลับจากการเดินทางไปเมลเบิร์น ก็มีปัญหาเกี่ยวกับอีเมลที่จะเล่าให้ฟัง เมื่อเขาไปถึงที่นั่น ก็ได้ทราบว่าหมายเลขสำหรับใช้เชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์ไปยังผู้ให้บริการอิน เทอร์เน็ตใช้ไม่ได้ "ผมคิดว่าผมคงเชื่อมต่อออนไลน์ไม่ได้แล้ว" เขาเล่า "ด้วยการพยายามครั้งสุดท้าย ผมมองหารายชื่อผู้ให้บริการ ISP ท้องถิ่นในสมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองของเมลเบิร์น" เขาพบผู้ให้บริการรายหนึ่งแล้วได้ลงทะเบียนใช้อีเมลแอคเคาท์นาน 1 เดือน ซึ่งทำให้เขาสามารถเข้าสู่หมายเลขท้องถิ่นทั้งหมดได้ตลอดเส้นทางการทำงานของ เขา
นอกจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีความสำคัญอย่างยิ่งแล้ว การเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โทรศัพท์เคลื่อนที่ PDA และคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น เช่น Bluetooth (โปรโตคอลไร้สายระยะสั้นชนิดหนึ่ง) จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับอุปกรณ์อื่นๆ ในสำนักงานหรือในห้องของโรงแรมโดยไม่ต้องใช้สายได้
การพัฒนาล่า สุด: จากการศึกษาของ AT&T เมื่อเร็วๆ นี้ อุปสรรคสำคัญของการทำงานจากระยะไกลคือ การเข้าใช้การเชื่อมต่อข้อมูลความเร็วสูง ในปัจจุบันเครือข่ายความเร็วสูงผุดขึ้นมาทุกพื้นที่ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม ห้องพักสนามบิน และคอฟฟี่ช็อป และแม้ว่า Bluetooth เริ่มต้นได้ช้าในช่วงแรกๆ แต่แนวคิดในการไม่ใช้สายเชื่อมต่อ เป็นพื้นฐานการเริ่มต้นที่ดี
การพัฒนาในอนาคต ในเวลาไม่นานนัก ระบบ Wi-Fi จะแพร่หลายเช่นเดียวกับเครือข่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่ และอุปกรณ์ต่างๆ ส่วนมากจะใช้ Bluetooth ได้ ซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับผู้ที่ทำงานในสำนักงานเคลื่อนที่เช่นพวกเรา
4. โปรแกรมประยุกต์ที่เหมาะสมสำหรับเว็บ
โปรแกรมประยุกต์สำหรับเว็บมีความสำคัญสำหรับสำนักงานเคลื่อนที่เป็นอย่างมาก ผมจึงตัดสินใจแยกออกเป็นหัวข้อต่างหากทั้งๆ ที่ในด้านเทคนิคแล้ว หัวข้อนี้ควรรวมอยู่ในหัวข้อซอฟต์แวร์ เว็บเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่พนักงานเคลื่อนที่ใช้เข้าสู่ระบบ สำนักงานภายใน อินทราเน็ต หรือฐานข้อมูล
ISP ของผมมีบริการโปรแกรมโบราณอยู่โปรแกรมหนึ่งที่ให้ผมดูเมลจากแอคเคาท์ทั้งหมด ของผมได้จากเว็บ ผมจำไม่ได้ว่าผมใช้โปรแกรมนี้เมื่อโปรแกรมอีเมลของผมมีปัญหากี่ครั้ง แต่ผมจำเหตุการณ์ครั้งสุดท้ายได้ดี ตอนนั้น ผมติดประชุมอยู่นอกเมือง และอีเมลแอคเคาท์ของผมก็ประสบปัญหาถูกโจมตีด้วยอีเมลที่ไม่พึงประสงค์เป็น จำนวนพันๆ ฉบับซึ่งอาจต้องใช้เวลาดาวน์โหลดหลายชั่วโมง แทนที่จะทำเช่นนั้น ผมล็อกออนเข้ากับเว็บและลบอีเมลเหล่านั้นทิ้งได้ภายในไม่กี่วินาที หากไม่มีโปรแกรมของเว็บดังกล่าว ผมอาจยังคงดาวน์โหลดอีเมลสแปมเหล่านั้นอยู่ก็ได้
การพัฒนาล่าสุด: โปรแกรมประยุกต์สำหรับเว็บที่ทันสมัยที่สุดโปรแกรมหนึ่งคือ GoToMyPCGoToMyPCซึ่งช่วยให้ คุณสามารถเข้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะที่อยู่ในบ้านหรือในสำนักงานของ คุณผ่านทางเว็บได้ โปรแกรมที่มีประโยชน์อีกโปรแกรมหนึ่งคือบริการประชุมผ่านเว็บ เช่น Microsoft Office Live Meeting ซึ่งมีคุณสมบัติใหม่ล่าสุดคือการรวมการประชุมด้วยเสียงและด้วยเว็บเข้าในที่ เดียวกันซึ่งเรียกว่าห้องประชุม "เสมือน"
การพัฒนาในอนาคต คาดว่าโปรแกรมเหล่านี้จะมีราคาถูกลง เชื่อถือได้มากขึ้น และอาจทำงานที่ซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น