เผยความ ลับในการจัดการสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนต่างกำไรด้วยบทความที่ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายนี้
บ่อยครั้งที่นักบัญชีและที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ เรื่องธุรกิจขนาดเล็กที่กล่าวตำหนิบริษัทต่างๆ ว่าไม่ให้ความสนใจเพียงพอในเรื่องเงินสดหมุนเวียน ซึ่งเป็นเครื่องวัดจำนวนเงินที่มีอยู่จริงในธุรกิจของคุณ
ระวังสัญญา การค้าขนาดใหญ่
"นักธุรกิจขนาดเล็กที่รับออร์เดอร์ขนาดใหญ่เข้ามามัก ประสบปัญหาในตอนท้าย" Ronald Lowy หัวหน้าคณะบริหารธุรกิจของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งกล่าว "พวกเขาต้องการออร์เดอร์ขนาดใหญ่ แต่ไม่มีเงินทุนเพียงพอ และยังไม่มีเงินสดสำรองเพื่อใช้จ่ายค่าแรงคนงานและค่าใช้จ่ายสำนักงานในขณะ ที่รอลูกค้าชำระเงินมา ลักษณะเช่นนี้ ในระบบบัญชีคงค้างแล้วอาจเป็นกิจการที่มีกำไร แต่เมื่อมองในแง่เงินสดหมุนเวียนแล้วจะไม่เป็นเช่นนั้น"
Judith Dacey ซึ่งเป็นนักบัญชีที่ได้รับการรับรอง เรียกงบเงินสดหมุนเวียนว่า "อาจเป็นเอกสารสำคัญที่สุดที่บอกคุณได้ว่าธุรกิจของคุณนั้นประสบความสำเร็จ หรือไม่" เธอเล่าเรื่องราวของคณะกรรมการขององค์กรการกุศลองค์กรหนึ่ง ที่ไม่ให้ความสนใจงบเงินสดหมุนเวียนขององค์กร
"องค์กรนี้ได้ว่าจ้าง พนักงานและใช้จ่ายเงินในการรณรงค์หาสมาชิก และกิจกรรมอื่นๆ โดยการดูตัวเลขจำนวนเงินที่พวกเขาคิดว่าองค์กรมีอยู่ในงบกำไรขาดทุนเท่า นั้น" Dacey เล่าให้ฟัง "พวกเขาไม่ทราบว่างบกำไรขาดทุนนั้นเป็นงบในระบบบัญชีคงค้าง ซึ่งหมายความว่าเป็นงบที่รวมจำนวนเงินค้างจ่ายที่ยังไม่ได้มีการชำระจริง เข้ามาด้วย เป็นเงินที่ปรากฏเป็นตัวเลขบนกระดาษ ไม่ใช่เงินจริงที่คุณมีอยู่ในธนาคาร"
คณะกรรมการขององค์กรการกุศลแห่ง นี้เริ่มทราบปัญหาก็ต่อเมื่อธนาคารคืนเช็คที่องค์กรเป็นผู้สั่งจ่ายใบหนึ่ง มีการปลดพนักงานออก และใช้มาตรการรัดเข็มขัด Dacey กล่าวว่า "เหตุการณ์นั้นสามารถหลีกเลี่ยงได้ หากพวกเขาจะดูงบเงินสดหมุนเวียนบ้าง งบเงินสดหมุนเวียนจะบอกกับคุณว่า นี่ เรารู้นะว่าตัวเลขสวยๆ ในงบกำไรขาดทุนจะว่าอย่างไร แต่นี่คือจำนวนเงินสดจริงที่เข้ามาและเป็นเงินที่คุณใช้ได้จริง"
การ ทำงบเงินสดหมุนเวียนเริ่มจากตัวเลขบรรทัดสุดท้ายของงบกำไรขาดทุนซึ่งเป็น บรรทัดที่แสดงรายได้สุทธิของคุณ จากนั้นทำการปรับปรุงตัวเลขดังกล่าวอีกหลายรายการซึ่งรวมถึงหักรายได้สุทธิ ด้วยยอดเงินใบแจ้งหนี้ที่บันทึกเป็นรายได้แต่ยังไม่ได้รับการชำระ หักด้วยค่าเสื่อม ปรับด้วยตัวเลขของหนี้สินที่บริษัทยังไม่ได้ชำระ และหักรายการอื่นๆ อีกมากมาย ผมไม่ต้องการกล่าวถึงเรื่องงบเงินสดหมุนเวียนอย่างละเอียดเนื่องจากว่าคุณ สามารถใช้โปรแกรมบัญชีดีๆ ที่จัดทำงบกำไรขาดทุนและงบดุลให้คำนวณงบเงินสดหมุนเวียนให้คุณได้ด้วย
การ ตรวจสอบสถานะทางการเงินที่สำคัญ 10 ประการ
หากคุณได้จัดทำระบบการ ตรวจสอบเงินสดหมุนเวียนขึ้นมาแล้ว คุณจะสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงิน 10 ประการของธุรกิจคุณได้ อาจดูเป็นรายการที่ค่อนข้างยาว แต่ไม่ต้องตกใจ เพราะคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ในการตรวจสอบติดตามเรื่องราวเหล่านี้ได้เช่น เดียวกับที่ใช้จัดทำงบกำไรขาดทุน
สินทรัพย์ของคุณมีอะไรบ้าง
ใช่ เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า สินทรัพย์คือสิ่งต่างๆ ที่บริษัทเป็นเจ้าของ การติดตามตรวจสอบอุปกรณ์ ที่ดิน และการถือหุ้นต่างๆ เป็นเรื่องง่าย แต่คุณต้องทราบมูลค่าของสินทรัพย์ที่แท้จริง และควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของมูลค่าของสินทรัพย์เหล่านั้น มีบริษัทอยู่หลายรายที่ทราบในภายหลังว่า บริษัทเล็กๆ ของตนตั้งอยู่บนที่ดินที่มีมูลค่ามากกว่าตัวธุรกิจเองเสียอีก (ใช่ พวกเราทั้งหมดน่าจะมีปัญหาเหล่านี้ด้วย) นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์อื่นๆ เช่น คอมพิวเตอร์และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เป็นต้น
หนี้สินของคุณมีอะไร บ้าง
เช่นเดียวกัน เมื่อดูเผินๆ แล้วเป็นเรื่องง่าย หนี้สินก็คือสิ่งที่คุณเป็นหนี้นั่นเอง แต่สิ่งที่คุณเป็นหนี้อาจดูไม่ได้ง่ายๆ เหมือนใบแจ้งหนี้ค่าเช่าที่ดิน ต้วอย่างเช่น ภาษีเงินเดือนเป็นหนี้สินที่คุณสามารถค้างชำระได้เป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส ได้ ขึ้นอยู่กับขนาดของเงินเดือนทั้งหมดที่บริษัทจ่าย เงินกู้เป็นหนี้สินอย่างชัดเจน แต่ในการชำระเงินกู้ คุณต้องทราบได้ว่าเงินที่ชำระนั้นเป็นเงินต้นจำนวนเท่าใด และเป็นดอกเบี้ยจำนวนเท่าใด
ค่าใช้จ่ายในการผลิตสิ่งที่คุณจะนำไป จำหน่ายมีอะไรบ้าง
หากคุณซื้อสินค้าสำเร็จรูปเพื่อนำไปจำหน่ายต่อก็ เป็นเรื่องง่าย แต่กลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนขึ้นหากคุณต้องคำนวณทุกรายการ เช่น ค่าแรงที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้า
ค่าใช้จ่ายในการจำหน่ายมีอะไร บ้าง
ค่าโฆษณา ค่าทำการตลาด ค่าแรง ค่าจัดเก็บสินค้า และค่าใช้จ่ายจิปาถะทั้งหมด คุณต้องทราบถึงค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าออกจากประตูโรงงานเท่าๆ กับค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้านั้น
ส่วนต่างกำไรของคุณเป็นเท่าใด
ค่า นี้คำนวณด้วยการนำยอดขายทั้งหมดมาหารด้วยหน่วยสินค้าทั้งหมดเพื่อให้ได้ยอด กำไรต่อหน่วยของคุณ หากยอดนี้คงที่หรือมีแนวโน้มสูงขึ้น คุณอาจดำเนินธุรกิจได้ถูกทาง โดยเฉพาะด้านการปรับราคาขายให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของต้นทุนที่คุณจ่ายไป
การ ที่คุณสามารถทราบส่วนต่างกำไรที่ลดลงได้ทันทีจะเป็นการเตือนให้ทราบว่าคุณ ต้องปรับราคาขายหรือตัวเลขต้นทุน ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด ตัวเลขผลรวมกำไรและส่วนต่างกำไรของคุณอาจไม่มีเลย ซึ่งเมื่อถึงจุดนี้ คุณก็จะเหมือนคนอื่นๆ ที่ขายขาดทุนแต่คิดว่าสามารถชดเชยได้ด้วยการเพิ่มปริมาณการขาย อย่าดำเนินธุรกิจเหมือนพวกนั้น
อัตราส่วนหนี้สินต่อทรัพย์สินของคุณ เป็นอย่างไร
อัตราส่วนหนี้สินต่อทรัพย์สินจะช่วยให้คุณได้ทราบว่า สิ่งของในบริษัทของคุณมีจำนวนเท่าใดที่เป็นของผู้อื่น หรือเป็นของผู้ให้เงินกู้คุณนั่นเอง หากคุณมีอัตราส่วนดังกล่าวเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ ย่อมเป็นสิ่งที่ไม่ดี ในช่วงเวลาการขยายกิจการอาจเป็นเหตุการณ์ปกติ แต่ก็ยังมีความหมายว่า ธุรกิจของคุณกำลังอยู่ในสถานะลำบาก
มูลค่าบัญชีลูกหนี้มีจำนวนเท่าใด
นี่ คือจำนวนเงินที่ผู้อื่นเป็นหนี้คุณ เป็นค่าที่สามารถตรวจสอบได้ หากบัญชีลูกหนี้มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น อาจเป็นการเตือนให้ทราบว่าลูกค้าที่คุณขายสินค้าให้กำลังประสบปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบัญชีลูกหนี้ ซึ่งคำนวณจากร้อยละของยอดขายสินค้ามีจำนวนเพิ่มขึ้น
เวลาเฉลี่ยของ การรับชำระหนี้ของบัญชีลูกหนี้
ตัวเลขดังกล่าวเป็นข้อมูลที่น่ากังวล มากที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีเงินตึง โดยจะแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นนายธนาคารให้กับผู้ที่เป็นหนี้คุณอยู่นานกี่วัน ในการคำนวณค่าดังกล่าว คุณต้องทราบค่าเฉลี่ยยอดขายรายวันแล้วนำค่านั้นมาหักออกเป็นตัวเลขบัญชี ลูกหนี้
มูลค่าบัญชีเจ้าหนี้มีจำนวนเท่าใด
นี่คือด้านตรงข้าม กับบัญชีลูกหนี้ บัญชีลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้นอาจเกิดจากนโยบายยืดเวลาการชำระหนี้ให้ยาวนานขึ้น หรือมีปริมาณการซื้อสินค้าที่เพิ่มมากขึ้นโดยรวม แต่บัญชีลูกหนี้ที่เพิ่มมากขึ้นโดยที่ไม่ได้ตั้งใจวางแผนหรือดำเนินการไว้ ก่อนอาจเป็นเครื่องเตือนภัยว่า อำนาจทางการเงินของคุณกำลังอ่อนลง
สินค้า คงคลังของคุณเป็นอย่างไร
ในโลกของธุรกิจแบบ Just-in-time มีบางครั้งที่การเพิ่มสินค้าคงคลังให้มากเป็นสิ่งที่ควรทำ
ในกรณีที่ สินค้าที่คุณซื้อมาเพื่อขายหรือใช้ในการผลิตมีราคาถูก การลงทุนซื้อสินค้าคงคลังให้มากขึ้นอาจฟังดูมีเหตุผล
ความสามารถในการ ตรวจสอบติดตามจำนวนสินค้าคงคลังของคุณ ตลอดจนระยะเวลาที่ใช้ในการจำหน่ายหรือขายสินค้านั้น สามารถบอกได้ว่าธุรกิจของคุณเจริญเติบโตขึ้นหรือว่าตกต่ำลง และยังแสดงให้เห็นจำนวนเงินที่คุณต้องหามาชำระค่าใช้จ่ายอื่น รวมทั้งแสดงจำนวนเงินที่จมอยู่กับทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้เหล่านี้
การ ตรวจสอบสถานะทางการเงินที่สำคัญ 10 ประการและสถานะของเงินสดหมุนเวียนมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก หากจำเป็น คุณควรขอความช่วยเหลือจากมืออาชีพและผู้ให้บริการภายนอกองค์กร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น