ข้อมูลที่เชื่อถือไว้วางใจได้จะมีผลต่อความสำเร็จหรือล้ม เหลวของงานเที่ยวหน้าของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การมีข้อมูลบริษัทที่ถูกต้องหรือการทำให้คุณได้รับความปลอดภัย
ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่ขับเคลื่อนการเดินทาง เพื่อทำธุรกิจ ผมจึงขอกล่าวถึงขั้นตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้ เพื่อช่วยคุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียทรัพย์สินอันมีค่าที่สุดดังกล่าวของคุณใน ระหว่างการเดินทาง
ดูตัวอย่างจากคนที่ออกจากสำนักงานโดยที่ไม่ได้ปรับ ข้อมูลในเครื่องแล็ปท็อปให้ตรงกับข้อมูลในคอมพิวเตอร์สำนักงานเสียก่อน หรือคนที่สูญเสียงานที่ทำทั้งวันเนื่องจากไม่เห็นความสำคัญของการติดตั้ง ระบบสำรองข้อมูล หรือคนที่สูญเสียลูกค้าไปเนื่องจากไม่สนใจเรื่องความสำคัญของข้อมูลที่ดี ไว้วางใจได้ และใช้งานได้จริง
โปรดอย่าทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันกับ ที่ผมเคยทำมาแล้ว ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คนที่มีอาชีพที่ต้องเดินทางอยู่เสมอเช่นผม ได้สอนผมไว้เกี่ยวกับข้อมูลคอมพิวเตอร์:
เคล็ดลับ 5 ประการในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
1. เริ่มเดินทางทุกครั้งด้วยการปรับข้อมูลให้ตรงกัน การทำให้ข้อมูลใน PDA และ PC ของคุณตรงกันเป็นสิ่งที่แสนง่าย โดยทั่วไป คุณเพียงวางอุปกรณ์มือถือดังกล่าวไว้ที่แท่น ส่วนที่เหลือเป็นหน้าที่ของคอมพิวเตอร์ที่จะจัดการเอง แต่การปรับข้อมูลจาก PC เครื่องหนึ่งไปยัง PC อีกเครื่องหนึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย ผมเคยทดลองใช้เครื่องมือทุกอย่างเท่าที่นึกได้ รวมทั้งเครื่องมือที่มากับระบบปฏิบัติการของผม ซึ่งเป็นเรื่องที่ยุ่งยากซับซ้อน อย่างไรก็ตาม นี่เป็นสิ่งที่น่าเรียนรู้ไว้ เพราะเมื่อคุณออกจากสำนักงานแล้ว คุณจะดีใจที่คุณได้อัปเดตข้อมูลในแล็ปท็อปของคุณ ผมกล้ารับประกัน
2. อย่าไว้ใจเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ Memory stick ที่ใช้เสียบเข้ากับแล็ปท็อปของคุณเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการเก็บรักษา ข้อมูลของคุณ และด้วยขนาดความจุถึง 5 กิกะไบต์ในบางรุ่น คุณจึงสามารถใส่ไฟล์ต่างๆ ของคุณลงในนั้นได้อย่างง่ายดาย Andrew Steele ซึ่งเป็นที่ปรึกษาด้านสื่อให้แก่องค์กรการกุศลและองค์กรที่ไม่ค้ากำไรใน อังกฤษ จะทำการสำรองข้อมูลอยู่ตลอดเวลา ซึ่งการกระทำดังกล่าวช่วยรักษาข้อมูลไว้ได้ในการเดินทางเมื่อเร็วๆ นี้ Steele เล่าว่า "แล็ปท็อปของผมมีปัญหาเรื่องแหล่งพลังงานไฟฟ้า และด้วยการสำรองข้อมูลใน Memory stick ผมจึงสามารถนำไปทำงานในเครื่องที่ยืมมาได้ต่อไปโดยไม่ต้องเสียหน้า"
3. ติดต่อสำนักงานตลอดเวลา มีโปรแกรมการเชื่อมต่อระยะไกลที่เป็นประโยชน์ อยู่มากมายที่คุณสามารถใช้เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณได้ จากระยะไกล โปรแกรมเหล่านี้รวมถึง GoToMyPCผมชอบโปรแกรมนี้เพราะว่าคุณสามารถใช้ "ติดตาม" ข้อมูลใดๆ ที่คุณอาจลืมปรับให้ทันสมัยก่อนออกเดินทางได้ สิ่งที่ผมไม่ชอบมากที่สุดเกี่ยวกับโปรแกรมเหล่านี้ก็คือมันทำงานช้ามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้การเชื่อมต่อแบบเรียกผ่านสายโทรศัพท์ ซึ่งทำให้การดาวน์โหลดข้อมูลขนาดใหญ่ไม่สามารถใช้งานได้ แต่ในกรณีที่คุณไม่สามารถปรับข้อมูลก่อนการเดินทาง โปรแกรมนี้จะสามารถช่วยชีวิตคุณได้
4. เก็บรวบรวมข้อมูล แล้วสำรองไว้ โดยปกติ นักธุรกิจที่ทำงานนอกสำนักงานมักเก่งในเรื่องการเก็บรวบรวมนามบัตร ข้อมูลลีดการขาย และใบเสร็จรับเงินต่างๆ แต่เอกสารเหล่านี้มักจะไม่ได้ถูกนำออกจากแฟ้มทำงานเพื่อบันทึกใน PDA หรือแล็ปท็อป แล้วส่งต่อถึงสำนักงานสักเท่าใด เป็นเช่นนั้นจริงๆ เชื่อผมเถอะ ในอดีตเมื่อผมเริ่มเดินทางทำธุรกิจ ระบบการเก็บข้อมูลของผมใช้ไม่ได้ถึงขนาดที่ผมลืมบันทึกการใช้จ่ายผ่านบัตร เครดิตจำนวนมาก ทำให้ต้องเสียเงินไปเนื่องจากไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายคืนได้
5. เมื่อไม่แน่ใจ ให้ใช้กระดาษแทน เป็นคำแนะนำที่ทุกคนทราบกันดี แต่บางครั้งเราก็ลืมไปแม้กระทั่งเป็นทางเลือกทางหนึ่งของเรา เราพึ่งพาคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และ PDA จนกระทั่งเราลืมคิดไปว่า: "เฮ้ เดี๋ยวก่อน เราจดข้อมูลนี้ลงกระดาษก็ได้นี่" เพื่อนคู่หูของผมชอบล้อผมอยู่เรื่อยเมื่อเห็นผมพิมพ์กระดาษรายชื่อและที่ อยู่ของผู้ที่ผมจะเยี่ยมก่อนจะออกเดินทาง เขาหัวเราะผมว่า ทำไมต้องทำอย่างนั้น ในเมื่อผมมีทุกอย่างอยู่ในคอมพิวเตอร์แล้ว (และสำรองใน Memory stick อีกด้วย) คำตอบคือ มีบางอย่างที่กระดาษทำได้แต่คอมพิวเตอร์ทำไม่ได้ เช่น กระดาษไม่ต้องใช้แบตเตอรี่ในการทำงาน ดังนั้น เมื่อแล็ปท็อปของผมแบตฯ หมด ผมเปลี่ยนมาเป็นใช้กระดาษแทน ไม่ต้องมองดูเหมือนคนโง่ที่ทำอะไรไม่ได้อีกต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น