ด้วยการใช้คุณสมบัติอันคล่องตัวของเทคโนโลยี คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมงานเล็กๆ ของคุณได้
ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากต่างมีความจำเป็นต้องทำ งานจากระบบระยะไกลกับพนักงานที่อยู่นอกสำนักงาน ลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจซึ่งอยู่ต่างสำนักงาน ตลอดจนคู่สัญญารายย่อยที่ทำงานที่บ้าน และเมื่อได้นำอินเทอร์เน็ตมาเชื่อมต่อกับบุคคลเหล่านี้แล้ว บริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานนอกสำนักงาน ลดค่าใช้จ่าย และยังเป็นการปรับปรุงการสื่อสารให้ดียิ่งขึ้น แต่บริษัทของคุณจะใช้เครื่องมือสำหรับใช้ในการทำงานร่วมกันชนิดใดในการสนับ สนุนการทำงานนอกสำนักงานดังกล่าว เครื่องมือที่สำคัญ 6 ประการมีดังต่อไปนี้
บริษัท ของคุณจะใช้เครื่องมือสำหรับใช้ในการทำงานร่วมกันชนิดใดในการสนับสนุนการทำ งานนอกสำนักงานดังกล่าว เครื่องมือที่สำคัญ 6 ประการมีดังต่อไปนี้
1. ระบบปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน
ทีมงานบางทีมอาจประเมินคุณค่าของระบบ ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันของ Outlook ต่ำไป ในการทำงานนอกสำนักงาน จากการนำเสนอตารางเวลาแบบออนไลน์ พนักงานสามารถกำหนดการประชุมได้จากห้องทำงานเสมือนแล้วตรวจสอบดูว่าผู้ที่จะ เข้าร่วมประชุมแต่ละคนว่างหรือไม่ หากไม่มีคุณสมบัติดังกล่าว พนักงานจะต้องติดต่อโดยตรงกับสมาชิกที่จะเข้าร่วมประชุมทุกคน จากนั้นจึงจะสามารถปรับตารางเวลาต่างๆ จะกระทั่งสามารถหาเวลาที่ทุกคนว่างได้ การกระทำเช่นนี้ นอกจากทำให้เสียเวลาอันมีค่าไปแล้วยังทำให้เสียค่าโทรศัพท์โดยไม่จำเป็นอีก ด้วย
2. ฐานข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อร่วม
สิ่งที่มีคุณค่าเช่น เดียวกับทรัพยากรร่วมคือฐานข้อมูลร่วม ด้วยการรวบรวมรายชื่อที่ใช้ร่วมกันขึ้นมาหนึ่งรายการที่ประกอบด้วยที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลเพื่อการติดต่ออื่นๆ เก็บไว้ในระบบออนไลน์ คุณจะมั่นใจได้ว่าสมาชิกทีมของคุณจะสามารถเข้าใช้ข้อมูลการติดต่อล่าสุดได้ อย่างสะดวก ไม่ต้องค้นหาหมายเลขในกองกระดาษกองโตหรือไม่ต้องโทรศัพท์ทางไกลไปยังสมาชิก ทีมคนอื่นๆ เพื่อถามข้อมูลรายละเอียดในการติดต่ออีกต่อไป ฐานข้อมูลร่วมยังช่วยให้บริษัทของคุณสามารถรักษาข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ให้คง อยู่ตลอดไปได้แม้ว่าพนักงานจะลาออกหรือเกษียณ เพราะหากไม่มีฐานข้อมูลแล้ว เมื่อพนักงานลาออก ข้อมูลการติดต่อที่พนักงานนั้นมีอยู่ก็จะหายตามไปด้วย
3. ที่จัดเก็บเอกสารส่วนกลาง
การแก้ไขและการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่าง กันโดยตรงผ่านทางห้องทำงานออนไลน์จะมีประสิทธิภาพมากกว่าการเข้าใช้ข้อมูล จากระยะไกลหรือผ่านทางระบบเครือข่ายอีเมล เนื่องจากพนักงานสามารถดูและเรียกเอกสารได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับ เซิร์ฟเวอร์หรือดาวน์โหลดอีเมล การจัดตั้งห้องทำงานดังกล่าวสามารถกระทำได้โดยง่ายด้วยเครื่องมืออิน เทอร์เน็ต/อินทราเน็ต เช่น Microsoft SharePoint Team Servicesซึ่งสมาชิกทีม สามารถจัดตั้งห้องดังกล่าวด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว
การใช้ Microsoft Office ร่วมกับ SharePoint เพื่อให้การแบ่งปันเอกสารระหว่างกันมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเนื่องจากพนักงาน ที่ใช้โปรแกรมที่เหมือนกันเช่น Word และ Excel สามารถบันทึกเอกสารลงในห้อง SharePoint ได้โดยตรงผ่านทางคุณสมบัติ "Save As" ของซอฟต์แวร์
4. ป้ายประกาศ
คุณสามารถจัดทำระบบการแจ้งข่าวสารให้แก่ทีมที่อยู่นอก สำนักงานได้โดยอัตโนมัติด้วยการโพสต์ประกาศต่างๆ ใน ที่ทำงานเสมือนที่ใช้ร่วมกันได้โดยตรง เป็นการลดความยุ่งยากในการดำเนินการจัดทำ จ่าหน้าซอง และส่งประกาศในรูปสิ่งพิมพ์หรือในรูปอีเมลไปให้พนักงาน คุณยังสามารถทำให้การสื่อสารด้วยวิธีนี้มีความก้าวหน้าอีกขั้นด้วยการจัดทำ กล่องรวบรวมประกาศติดไว้ที่ส่วนบนของเว็บไซต์ของทีมได้อีกด้วย
5. การประชุมเสมือน
การสื่อสารแบบเรียลไทม์กับพนักงานสามารถดำเนินการ ผ่านซอฟต์แวร์จัดการประชุม การใช้เครื่องมือนี้แทนการประชุมแบบเห็นหน้ากันจริงๆ หรือด้วยการใช้โทรศัพท์ทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายและช่วยให้ใช้เวลาได้อย่างมี ประสิทธิผลเพิ่มขึ้น
6. การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Instant Messaging)
การ ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Instant Messaging) ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถสนทนากันแบบออนไลน์แทนการใช้โทรศัพท์ได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ต้องการติดต่อสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอแต่ไม่ ต้องการใช้สายโทรศัพท์เป็นระยะเวลานาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น