อิน ทราเน็ตสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กของคุณในด้านการสื่อสารภายในที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายโดยขจัดปัญหาการค้นหาข้อมูลของบริษัทที่ไร้ผล
|
สิ่งที่ทำให้ผมชอบดำเนินธุรกิจขนาดเล็กก็คือ ความคล่องตัว
การตัดสินใจต่างๆ ไม่ต้องสะดุดอยู่ตามชั้นต่างๆ ของฝ่ายการจัดการ และการตัดสินใจส่วนมากสามารถกระทำได้ทันทีจากการประชุมโต๊ะกลมของผู้ที่ เกี่ยวข้อง
แต่อาจมีบางครั้งที่ธุรกิจของคุณเติบโตเกินกว่าที่จะใช้ วิธีการตัดสินใจดังกล่าวได้ คุณต้องการระบบการสื่อสารที่มีความปลอดภัย เชื่อถือได้ และเชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา เพื่อการสื่อสารกับผู้อื่นในบริษัท อันนำไปสู่การเจริญเติบโตของบริษัท คุณต้องใช้ระบบอินทราเน็ต
ระบบอิน ทราเน็ตมีความคล้ายคลึงกับเว็บไซต์ และใช้โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตเหมือนกัน แต่เป็นระบบเครือข่ายภายในที่ใช้เฉพาะภายในบริษัทหนึ่งเท่านั้น ("เอ็กซ์ทราเน็ต" คือเว็บไซต์ภายในหรือส่วนบุคคลเช่นกัน แต่ขยายสิทธิ์การเข้าใช้ให้รวมถึงลูกค้า คู่ค้า และ/หรือคนอื่นๆ ตามที่คุณกำหนด)
บริษัทขนาดใหญ่ส่วนมากจะใช้อินทราเน็ต หากคุณมีพนักงานมากกว่า 10,000 คนขึ้นไป การเผยแพร่ข่าวสารจะเป็นงานหนักอย่างยิ่งสำหรับคุณ อินทราเน็ตสามารถช่วยไม่ให้คุณต้องปวดหัวในเรื่องดังกล่าวได้
คุณอาจ พูดว่า "ผมมีพนักงานไม่ถึง 10,000 คน!" แต่ผมจะให้เหตุผลหลัก 3 ประการว่า ทำไมธุรกิจขนาดเล็กของคุณจึงควรลงทุนในระบบอินทราเน็ต ซึ่งมีดังนี้:
1. การสื่อสารเกิดปัญหาเมื่อมีการติดต่อกันมากกว่า 1 คน
แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร ผู้คนส่วนมากจะทราบเรื่องราวต่างๆ จากการนินทากันรอบๆ โถกาแฟ เรื่องราวที่ได้เริ่มเปลี่ยนไปในระหว่างการกระจายข่าว ซึ่งนำไปสู่การรับข้อมูลผิดๆ หรือความไม่พอใจของพนักงาน และหากว่าคุณมีพนักงานที่ทำงานที่บ้าน ทำงานนอกบริษัท พนักงานที่ต้องเดินทางบ่อย หรือบริษัทคุณเป็นบริษัทประเภท "เสมือน" แล้ว ปัญหาเรื่องการสื่อสารจะมีความท้าทายมากยิ่งขึ้น
ในการทำให้บริษัท ประสบความสำเร็จนั้น พนักงานทุกคนจะต้องเข้าใจและทราบถึงเป้าหมายของบริษัท บริษัทไม่ควรเก็บเป้าหมายทั้งระยะยาวและระยะสั้นไว้ในห้องประชุมเจ้าหน้าที่ ระดับบริหารชั้นสูงเท่านั้น มันเป็นหลักการบริหารธุรกิจเบื้องต้นที่ทุกคนต้องร่วมมือกันทำงานเพื่อเป้า หมายเดียวกัน
อินทราเน็ตเป็นสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการโพสต์รายงาน บันทึก และเป้าหมายประจำสัปดาห์ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะได้รับข่าวสารตรงกันหมด
Toby Ward ประธานของบริษัทที่ปรึกษาด้านอินทราเน็ตชื่อ Prescient Digital Media กล่าวว่า แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็ได้ประโยชน์จากอินทราเน็ต และแม้ว่าคุณจะไม่มีพนักงานทำงานนอกสำนักงาน แต่พนักงานขายหรือที่ปรึกษาของคุณก็ไม่ได้อยู่ประจำบริษัทตลอดเวลาเช่นกัน
การ จัดทำอินทราเน็ตจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกาารสื่อสารผ่านทางกระดานข่าว Instant messaging และการสนทนาที่ระบบจัดทำขึ้น ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น
เรา มาดูเหตุการณ์ตัวอย่างของการดำเนินธุรกิจเหตุการณ์หนึ่ง ทีมพนักงานขาย 3 คนของคุณจะต้องนำเสนอแผนการเพิ่มยอดขายสำหรับปีงบประมาณหน้า
พวกเขา เดินเข้ามาในห้องประชุม รับประทานพิซซ่า ดื่มกาแฟ แล้วพูดคุยอย่างยืดเยื้อนานเป็นชั่วโมงๆ การประชุมครั้งแรกใช้เวลาทั้งหมด 3 ชั่วโมงที่เต็มไปด้วยความคิดเห็นต่างๆ ที่ไม่เป็นชิ้นเป็นอันเท่าใดนัก การประชุมครั้งที่สองเริ่มด้วยการทบทวนหาแนวคิดที่ดีที่สุดที่ถูกเสนอในการ ประชุมครั้งแรก ผู้ร่วมประชุมต่างถกเถียงกันว่าแผนการใดที่ควรนำมาใช้และแผนการใดใช้ไม่ได้ ผล ผู้เข้าร่วมประชุมทั้ง 5 คนอาจได้ข้อสรุปของข้อเสนอบางประการในการประชุมครั้งที่ 3 หรือครั้งที่ 4 ก็เป็นได้
แต่หากคุณใช้กระดานสนทนาในระบบอินทราเน็ตก่อนหน้าการประชุม สักหลายๆ วันก่อน การประชุมครั้งนั้นจะมีความกระชับมากยิ่งขึ้น คุณสามารถถกเถียงแนวคิดได้ล่วงหน้า และผู้ร่วมประชุมจะเดินเข้าห้องประชุมได้ด้วยแนวคิดที่ชัดเจนกว่า
2. เวลาเป็นเงินเป็นทอง
ใช่ เป็นวลีที่คุ้นหู แต่เป็นจริงจนอดที่จะพูดถึงอีกครั้งในที่นี้ไม่ได้
อินทราเน็ตทำให้ คุณสามารถโพสต์ข้อมูลสำคัญเพื่อให้พนักงานเห็นได้ แม้กระทั่งข้อมูลของแผนกบุคคลที่โพสต์ไว้ก็มีค่า พนักงานคนหนึ่งเล่าให้ผมฟังว่า ครั้งหนึ่งพนักงานในบริษัทเก่าต้องใช้เวลานาน 45 นาทีเพียงเพื่อที่จะต้องการทราบว่าวันถัดจากวันขอบคุณพระเจ้าเป็นวันหยุดที่ ได้ค่าจ้างหรือไม่ ในขณะนั้น ผู้จัดการแผนกบุคคลไม่อยู่และไม่มีใครสามารถตอบเรื่องนี้แก่พวกเขาได้
คุณ ควรเริ่มด้วยการโพสต์ข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นปฏิทิน นโยบายบริษัทและสิทธิประโยชน์ต่างๆ ของบริษัท เป็นการลดเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ตได้มากกว่าการแจ้งข่าวสารพื้นฐาน ข้อดีของอินทราเน็ตก็คือ การปฏิสัมพันธ์
คุณสามารถประหยัดเวลา (และหลีกเลี่ยงความยุ่งยาก) ด้วยการใช้ฟอร์มชนิดโต้ตอบกลับ คุณสามารถใช้ฟอร์มดังกล่าวในการส่งหนังสือขอลาพักร้อน ส่งใบสั่งซื้อ การเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์ และเรื่องอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
อิน ทราเน็ตของคุณจะต้องมีหลักการออกแบบที่ดี ไม่ใช่เพียงแค่การนำข้อมูลต่างๆ อัดไว้ในไซต์และหวังให้คนอื่นๆ จะหาพบ คุณจะต้องออกแบบอินทราเน็ตของคุณให้มีลักษณะที่ใช้งานง่ายที่สุดเท่าที่จะทำ ได้ เพราะจุดประสงค์คือการช่วยประหยัดเวลา แทนที่จะทำให้คนเสียอารมณ์
3. อินทราเน็ตดีกว่าอีเมล
คุณอาจคิดในใจว่า "ทำไมเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไม่ใช้วิธีอีเมลฟอร์มนั้น" หรือ "ผมสื่อสารกับพนักงานได้ดีโดยใช้การประชุมหรือติดประกาศที่บอร์ด"
ตาม ความเห็นของ Ward การส่งอีเมลเอกสารหรือการนำเสนอในเดียวกันแต่มีหลายเวอร์ชันก่อให้เกิดความ สับสนและข้อมูลมากเกินความจำเป็นได้ในบางครั้ง
เรากลับมาที่ตัวอย่าง ดังที่กล่าวไว้ในตอนต้นเกี่ยวกับทีมขาย พวกเขาสรุปว่ามีวิธีการ 3 วิธีในการเพิ่มยอดขาย และขณะนี้กำลังจัดทำการนำเสนอด้วย PowerPoint
พนักงาน 3 คนช่วยกันทำไฟล์ PowerPoint ไฟล์เดียวอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เสียหายได้ ผมเริ่มได้ยินเสียงตะโกนใส่กันแล้ว "ใครมีตัวเลขล่าสุดบ้าง" "Johnson คุณให้ตัวเลขผมผิด ผมคิดว่าผมได้เปลี่ยนแปลงตัวเลขนั้นแล้ว" ฯลฯ
ด้วย การใช้อินทราเน็ต คุณจะสามารถใช้ไฟล์ร่วมกันและมีที่เก็บไฟล์ล่าสุดด้วย
นอก จากนี้ ยังเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ของคุณอีกด้วย ฟังดูอาจเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่การที่มีไฟล์ต่างๆ ในเวอร์ชันต่างๆ กันเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของทุกคนย่อมเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่อันมี ค่ายิ่ง
ควรเริ่มต้นอย่างไร
ก่อนที่คุณจะเริ่มติดตั้งอินทราเน็ต คุณต้องทราบว่าสิ่งที่คุณต้องการให้อินทราเน็ตทำคืออะไรและทราบว่าพนักงาน ของคุณจะใช้อย่างไร และประการสุดท้ายก็คือ ยึดหลักการออกแบบที่ถูกต้อง เช่น หากต้องทำการคลิก 5 หรือ 6 ครั้งในการหาแบบฟอร์มการขอลาพักร้อนแล้ว แสดงว่าการออกแบบมีความซับซ้อนเกินไป
คุณยังต้องตัดสินใจอีกว่าจะออก แบบอินทราเน็ตด้วยตัวเองหรือไม่ ที่ปรึกษาในเรื่องนี้สามารถจัดทำอินทราเน็ตตามที่คุณกำหนดได้ โดยมีหน้าตาและหลักการออกแบบตามที่คุณระบุทุกประการ
นอกจากนี้ ยังมีแพ็คเกจซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น Windows SharePoint Services ที่ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและออกแบบเกือบทุกสิ่งด้วยตัวคุณเองด้วยการใช้ แม่แบบที่มีผู้ออกแบบไว้ Windows SharePoint Services เป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ Windows Server 2003 ระบบดังกล่าวจะช่วยให้สมาชิกทีม (หรือแม้กระทั่งซัพพลายเออร์หรือลูกค้า) สามารถโพสต์ไฟล์ เข้าถกเถียงปัญหาด้วยการพิมพ์ข้อความ ใช้ลิงค์เข้าสู่การใช้ข้อมูลเว็บชนิดไดนามิก และการปรับปรุงข้อความประกาศต่างๆ และเนื่องจากว่าโปรแกรมต่างๆ ของ Microsoft Office 2003 มีความสัมพันธ์โดยตรงกับระบบดังกล่าว คุณจึงสามารถแบ่งปันกันใช้เอกสาร Word ได้โดยที่ไม่ต้องออกจากโปรแกรม Microsoft Word ก่อน และพนักงานสามารถสนทนาในขณะใช้โปรแกรมเหล่านั้นได้
บาง แพ็คเกจ เช่น Instant Intranet Builder ใช้ Microsoft Access เป็นฐานข้อมูลหลัก และได้ออกแบบให้มีระบบกลไกการเชื่อมต่อเพื่อให้คุณใช้ในการจัดทำอินทราเน็ต ที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานไอทีที่มีความเชี่ยวชาญโดยเฉพาะในการติดตั้งและ ดูแลระบบแต่อย่างใด และค่าใช้จ่ายสำหรับแพ็คเกจทั้งหมดจะมีเพียงน้อยนิด คือ 5 ดอลลาร์สหรัฐต่อคนต่อเดือน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท
ข้อ เสียของอินทราเน็ต
ในการจัดเตรียมให้อินทราเน็ตพร้อมที่จะให้พนักงานใช้งาน คุณต้องการคนที่จะมาพัฒนาและดูแลเนื้อหาในระบบ จุดประสงค์คือการเตรียมข้อมูลที่ปรับปรุงใหม่อยู่เสมอให้พร้อมบริการ คุณจะมอบหมายงานเหล่านี้ให้ผู้ใดดำเนินการนั้น ก็ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทของคุณ หากคุณมีพนักงานเพียง 10 คน คุณอาจใช้เจ้าหน้าที่เพียงคนเดียง ซึ่งก็เพียงพอที่จะดูแลข้อมูลเหล่านั้นได้
หากว่าคุณมีบริษัทขนาดใหญ่ คุณอาจต้องใช้ระบบการปรับปรุงข้อมูลที่แยกต่างหากในแต่ละแผนก และไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ตาม คุณต้องจัดสรรเวลาการดูแลระบบลงในตารางการทำงานของพนักงาน โปรดระลึกไว้ว่า เรากำลังทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ จึงไม่มีสิ่งใดที่สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นตามที่เราต้องการ
นอกจาก นี้ คุณยังต้องลงทุนเรื่องเวลาในการฝึกอบรมพนักงาน และอาจต้องใช้เวลาโน้มน้าวพนักงานหัวแข็งเก่าแก่บางคนให้หันมาใช้อินทราเน็ต หลังจากนั้น เมื่อระบบติดตั้งและรันได้อย่างเรียบร้อย และพนักงานทุกคนเข้าใจในการใช้งานอย่างดีแล้ว ผลจากการลงทุนในครั้งนี้ก็จะเริ่มเข้าบริษัทของคุณ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น