เทคนิคการเจรจาต่อรอง: ทักษะสำคัญที่ผู้ประกอบ SMEs ต้องมี
สายหมอกรีสอร์ทเป็นโรงแรมกึ่งรีสอร์ท ขนาด 80 ห้อง วันหนึ่งผู้จัดการโรงแรมได้รับการติดต่อจาก บริษัท สตาร์ซัพพลาย จำกัด เพื่อจองห้องจัดสัมมนาให้พนักงาน 50 คน ตั้งแต่วันที่ 15-17 มกราคม ผู้จัดการโรงแรมได้ตอบรับการจองของสตาร์ซัพพลายโดยคิดค่าใช้บริการคนละ 1,000 บาท/วัน (รวมที่พัก อาหาร ห้องสัมมนาและของว่าง) เป็นเงิน150,000 บาท ในวันเดียวกันนั้นโรงแรมก็ได้รับการติดต่อจากบริษัท ไทยประดิษฐ์อุตสาหกรรม จำกัด เพื่อจองห้องจัดสัมมนาให้พนักงาน 160 คน ตั้งแต่วันที่ 15-19 มกราคม !!!
หากคุณเป็นผู้จัดการโรงแรม คุณจะทำอย่างไร?
"ไม่ว่างครับ มีคนจองไว้แล้ว" หากตอบไปอย่างนี้ นั่นหมายความว่าเงินจำนวน 800,000 บาท หายไปทันที
แต่หากคุณเป็นผู้ประกอบการ SMEs หรือผู้บริหารที่ชาญฉลาดสิ่งที่คุณควรจะทำคือรับฟังความต้องการของไทยประดิษฐ์อุตสาหกรรม ขณะเดียวกันก็แบ่งรับแบ่งสู้โดยอาจจะให้เหตุผลว่า
"ขอโทษนะครับ ตอนนี้สมุดรับจองไม่อยู่ที่ผมขอรับเรื่องไว้ก่อนและจะรีบติดต่อกลับนะครับ"
จากนั้นควรจะรีบเปิดการเจรจากับสตาร์ซัพพลายโดยเร็วที่สุด เพราะถ้าให้ไทยประดิษฐ์อุตสาหกรรม เป็นฝ่ายเลื่อนวันจัดสัมมนาออกไป ไทยประดิษฐ์อุตสาหกรรมอาจไปติดต่อโรงแรมอื่นก็ได้หากเจรจาต่อรองกับสตาร์ซัพพลายให้ยอมเลื่อนวันจัดสัมมนาออกไปได้สำเร็จ ผู้จัดการโรงแรมก็จะสามารถรับงานของลูกค้าได้ทั้ง 2 ราย
การเจรจาต่อรอง เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลาในแวดวงธุรกิจและการใช้ชีวิตประจำวันของเราโดยทั่วไปถ้าเราสามารถเกลี้ยกล่อมหรือพยายามให้อีกฝ่ายอยากจะตกลงกับเราได้เราก็จะเกลี้ยกล่อมแต่หากไม่สำเร็จเราจะต้องเจรจาต่อรอง
ก่อนเจรจาต่อรอง เราต้องเตรียมตัวให้พร้อม โดยศึกษาความสำคัญของปัญหาและประเด็นของการเจรจา คู่เจรจาของเราต้องการอะไรและเราต้องการอะไร พร้อมทั้งกำหนดจุดมุ่งหมายของการเจรจาต่อรอง โดยเรียงลำดับความสำคัญ และเขียนออกมาเป็นรายการเลยว่าจะต่อรองเรื่องใดบ้าง เรื่องใดที่เราต่อรองได้ เรื่องใดที่เราต่อรองไม่ได้พร้อมทั้งกำหนดจุดต้องการสูงสุดและจุดต่ำสุดที่เราจะยอมได้ในเรื่องที่จะเจรจาต่อรองซึ่งจะช่วยให้เรามีทิศทางและเจรจาต่อรองได้ง่ายขึ้น เพราะเรารู้ว่าต่ำสุดที่เราจะยอมได้คือเท่าไร และเราจะไม่ถอยไปมากกว่านี้เรารู้ว่าเราอยากได้ที่เท่าไรรู้ว่ามากที่สุดที่เราจะขอเขาคือเท่าไร (ถ้าขอมากกว่านี้เขาจะไม่ยอมเราแน่นอน)
การหาข้อมูล เกี่ยวกับความต้องการของคู่เจรจาระหว่างเรากับคู่เจรจามีข้อมูลอะไรที่เป็นการขัดแย้งกันเขาอยากได้แค่ไหน ยินดีจ่ายเท่าไร เขาจะเสียอะไรถ้าไม่ได้ตามที่ต้องการข้อมูลเหล่านี้เราสามารถนำมาใช้เป็นข้อเสนอในการเจรจาต่อรองได้หากเขาต้องการอย่างนี้เราจะให้เขาได้หรือไม่ ถ้าให้ได้เราจะขออะไรเป็นการแลกเปลี่ยนด้านความต้องการของเรา เราต้องรู้ว่าเราอยากได้อะไร สิ่งนั้นสำคัญกับเราแค่ไหน เรายินดีจ่ายเท่าไร เราจะเสียอะไรถ้าเขาไม่ตกลงตามที่เราขอ และเรามีข้อจำกัดอะไรบ้าง ทั้งนี้ข้อมูลด้านจิตวิทยาเกี่ยวกับคู่เจรจาก็เป็นสิ่งที่เราควรทราบเช่นกัน เช่น เวลาในการตัดสินใจ คู่เจรจาของเรามีเวลาในการตัดสินใจเท่าไร เพราะคนที่มีเวลามากมักจะได้เปรียบคนที่มีเวลาน้อยอารมณ์ของคู่เจรจาเป็นอย่างไร โกรธง่าย เกลียดง่าย โมโหง่าย หรือใจร้อนหรือไม่เพราะอารมณ์จะมีผลกระทบต่อการเจรจาต่อรองมากหากเราเกิดความไม่พอใจจะทำให้เราเสียเปรียบขาดเหตุผลขาดการวิเคราะห์ไตร่ตรองในขณะเจรจาต่อรอง ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เราวิเคราะห์คู่เจรจาได้ว่าเป็นคนอย่างไร ซึ่งโดยทั่วไปจะแบ่งเป็น 3 กลุ่ม
1. กลุ่มที่ชอบแสดงอำนาจว่าตัวเองใหญ่ การเจรจากับคนประเภทนี้เราต้องแสดงให้เขาเห็นว่าเรายอมรับเคารพและยกย่องเขาซึ่งคนประเภทนี้จะชอบ ดังนั้นเมื่อเราขออะไรแล้วมักจะได้เพราะถือว่าเรายอมรับในความยิ่งใหญ่ของเขา
2. กลุ่มผู้แสวงหาความรัก ถ้าเราต้องการให้คนประเภทนี้ตกลงกับเรา เราต้องเป็นพวกเดียวกับเขาก่อนแสดงให้เขารู้สึกว่าเราเป็นเพื่อน แล้วเขาจะยินดีสนับสนุนเรากลยุทธ์นี้ใช้ได้ดีกับคนที่แสวงหามิตรภาพหรือความเป็นเพื่อน
3. กลุ่มคนละเอียด พบเห็นได้บ่อย ๆ คนประเภทนี้มักจู้จี้จุกจิกจะยอมตกลงอะไรกับใครก็ต่อเมื่ออีกฝ่ายสามารถให้ข้อมูลและเหตุผลกับเขาได้อย่างละเอียดถ้าคู่เจรจาเป็นคนประเภทนี้ เราต้องแสดงให้เขาเห็นว่าเราเองก็ละเอียดและมีเหตุผลรองรับการกระทำเช่นนั้น
การยื่นข้อเสนอ เป็นขั้นตอนของการเจรจาต่อรองที่ทำให้เกิดการยุติการถกเถียง เพราะการถกเถียง คำบ่น คำร้องทุกข์หรือคำออดอ้อน สามารถนำมาเป็นข้อต่อรองได้ข้อเสนอควรเป็นสิ่งที่คู่เจรจาต้องการและเราควรยื่นข้อเสนอรองก่อนแล้วค่อยๆ ขยับทีละน้อย การยื่นข้อเสนอที่ไม่สมจริงจะทำให้เกิดการถก เถียงกันมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้เวลายื่นข้อเสนอให้อีกฝ่ายเพื่อเจรจาต่อรองเราต้องตีค่าข้อเสนอจากอีกฝ่ายเสมอว่าเขาชอบหรือไม่ ไม่ใช่ตีค่าข้อเสนอจากตัวเราและควรจำไว้ว่าข้อเสนอนั้น "ควรให้ในสิ่งที่เขาต้องการ... ตามเงื่อนไขของเรา"
ข้อผิดพลาดที่มักพบเสมอในการยื่นข้อเสนอ คือ การ "บ่น" แต่ไม่มี "ข้อเสนอ" ไม่ได้บอกว่าอยากได้อะไร การขัดจังหวะในการยื่นข้อเสนอ เช่น การไม่ยอมฟังอีกฝ่ายพูดให้จบและการยื่นข้อเสนอแล้วไม่ติดตามหรือไม่เชิญชวนให้มีการตอบสนองข้อเสนอ
การต่อรอง เป็นการนำข้อเสนอมาปรับแต่งและตกลงกันว่าข้อแลกเปลี่ยนหรือข้อตกลงคืออะไรข้อควรระวังในการ เจรจาต่อรองคือการให้ในสิ่งที่ควรให้รับในสิ่งที่ควรรับอย่าโลภมากอย่าปล่อยให้เรื่องเล็กน้อยเป็นสาเหตุที่ทำให้ตกลงกันไม่ได้หรือทะเลาะกันข้อผิดพลาดที่พบในขั้นตอนนี้คือการรับข้อเสนอโดยไม่ต่อรองและการปฏิเสธข้อเสนอโดยไม่ปรับแต่ง
การสรุปจบ หลังจากเจรจาต่อรองเสร็จแล้วควรสรุปว่าได้ตกลงอะไรกันไปแล้วบ้างและต้องอธิบายให้ทั้ง 2 ฝ่ายเข้าใจอย่างชัดเจนตรงกันเราและเขามีอะไรที่จะต้องทำต่อหรือไม่ อย่าพยายาม "โกง" อีกฝ่ายโดยใช้"สัญญา" เป็นเครื่องมือทางกฎหมาย
สิ่งที่ทำให้การเจรจาต่อรองสามารถตกลงกันได้
1. ประโยชน์ที่ฝ่ายตนได้ "มากกว่า" ประโยชน์ที่ฝ่ายตนเสีย การแลกเปลี่ยนผลประโยชน์กันสิ่งที่ทำให้ตกลงกันได้ก็เมื่อต่างคนต่างคิดว่าผลประโยชน์ที่ฝ่ายตนได้มีมากกว่าผลประโยชน์ที่ฝ่ายตนเสียก็จะยอมถ้ายังตกลงกันไม่ได้เราจะเลือกการตัดสินใจที่มีผลเสียหายน้อยกว่าก่อนออกไปเจรจาต่อรองทุกครั้งให้ถามตัวเองว่าถ้าตกลงกันไม่ได้จะมีผลเสียหายใดเกิดขึ้น
2. สิ่งที่ฝ่ายตนต้องยอมเสีย "น้อยกว่า" ความเสียหาย ที่เกิดขึ้นจากการตกลงกันไม่ได้ประโยชน์และความเสียหายในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเงินหรือสินค้าเท่านั้น แต่รวมถึงชื่อเสียง เกียรติยศ ความสัมพันธ์ ภาระผูกพันและที่จะต้องคำนึงถึงคือ การถูกนำไปอ้างอิงและยึดถือเป็นแบบอย่างการปฏิบัติในอนาคตเราต้องคำนึงด้วยว่าในอนาคตถ้าเกิดเหตุการณ์อย่างนี้ขึ้นอีกเราจะยอมได้หรือไม่
การเจรจาต่อรองมักจะปรากฏผลใน 2 รูปแบบ คือการได้ประโยชน์ด้วยกันทั้ง 2 ฝ่าย หลังการเจรจาก็ยังเป็นเพื่อนกันได้คบหาทำธุรกิจกันได้เหมือนเดิมอีกรูปแบบหนึ่งคือการไม่สนใจว่าอีกฝ่ายจะเป็นอย่างไรสำหรับการเจรจาต่อรองในเวทีธุรกิจใหญ่ ๆ ควรจะมีผู้ทำการเจรจา 3 คน โดยแบ่งหน้าที่ ดังนี้
1. ผู้เจรจาหรือหัวหน้าทีม ทำหน้าที่เป็นผู้เจรจาเกลี้ยกล่อมยื่นข้อเสนอและต่อรองควรเป็นคนที่ช่างพูดคุยเก่ง
2. ผู้สรุป ทำหน้าที่ฟังและสรุปจับใจความบางกรณีหัวหน้าทีมอาจพูดไม่ยอมหยุดหากเห็นว่าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งกำลังเจรจาออกนอกเรื่องผู้สรุปต้องคอยดึงให้กลับเข้าสู่ประเด็น
3. ผู้สังเกตการณ์ มีความสำคัญค่อนข้างมากทำหน้าที่คอยสังเกตว่าฝ่ายเราเป็นอย่างไร ฝ่ายตรงข้ามมีจุดอ่อนตรงไหนคอยบอกกลยุทธ์ในการตอบโต้ต้องฟังน้ำเสียงดูสีหน้าท่าทางของคู่เจรจาทั้งสองฝ่ายซึ่งการเจรจาต่อรองถือเป็นธรรมเนียมสากลว่าเราสามารถขอเวลานอกเพื่อปรึกษาหารือในระหว่างกลุ่มได้โดยฝ่ายที่ขอเวลานอกต้องลุกออกไปนอกห้องด้วยมารยาท
พึงระลึกไว้ว่าปรัชญาของการเจรจาต่อรอง คือการได้ชัยชนะด้วยกันทั้งสองฝ่ายดังนั้นก่อนทำการเจรจาต่อรองทุกครั้งต้องเตรียมแผนให้ดีศึกษาปัญหาและทำความเข้าใจในประเด็นต่าง ๆ ให้ถ่องแท้ก่อนดำเนินการเจรจาต่อรองอย่ากลัวคู่เจรจาแม้ว่าเราจะมีอำนาจต่อรองน้อยเพียงใดก็ตามอย่ากลัวตัวเลข สถิติ ข่าวลือ หรือประเพณีปฏิบัติต่าง ๆ เพราะทุกอย่างสามารถต่อรองได้และการเป็นผู้ฟังที่ดีและฟังอย่างตั้งใจจะมีประโยชน์มากกว่าการเป็นผู้พูดที่เก่งกาจ
บทสรุปของผู้จัดการโรงแรมสายหมอกรีสอร์ทจะเป็นเช่นไรนั้นมิอาจทราบคำตอบที่แน่นอนได้ แต่ถ้าโรงแรมเจรจาต่อรองให้ สตาร์ซัพพลายยอมเลื่อนวันจัดงานออกไปได้เช่นการเสนอ ให้ส่วนลด 50 u0E2Aำหรับการจัดงาน 3 วัน เป็นเงิน 75,000 บาท ทั้งสายหมอก รีสอร์ทและสตาร์ซัพพลายก็จะได้ประโยชน์ด้วยกันทั้งสอง ฝ่าย... สายหมอกรีสอร์ทยอมเสียรายได้ 75,000 บาท เพื่อให้ สามารถรับ งานของไทยประดิษฐ์อุตสาหกรรมได้ในวงเงิน 800,000 บาท ขณะเดียวกันสตาร์ซัพพลายก็สามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดงานครั้งนี้ลงไปได้อีกครึ่งหนึ่ง
SMEs สามารถนำแง่คิดและ เทคนิคการ เจรจาต่อรองนี้ ไปปรับใช้ในการเจรจาธุรกิจได้ไม่ยากเลย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น