เทคนิคการเก็บข้อมูลก่อนการเจรจาต่อรอง
“คุณไพบูลย์ คุณถามและคุยเรื่องอะไรก็ไม่รู้....ไม่เห็นเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เราจะทำการเจรจาทางธุรกิจกันในวันนี้เลย เสียเวลาไปตั้งประมาณ 15 นาทีแล้ว”
นี่คือความคิดของเพื่อนสนิทผมที่เกิดขึ้นในขณะที่การเจรจาทางธุรกิจ(ซึ่งผมรับอาสาช่วยเหลือเธอ)เริ่มขึ้น แต่เธอก็พยายามควบคุมสติอารมณ์ ไม่ถามและไม่ขัดจังหวะใดๆในระหว่างที่ผมสนทนากับคู่เจรจา แต่เมี่อเวลาผ่านไปเธอก็เริ่มเข้าใจและหาคำตอบได้ด้วยตนเอง ว่าทำไมผมถึงใช้เกือบ 15 นาทีในช่วงแรกพูดคุยถึงเรื่องทั่วๆไป เมื่อช่วงเวลาของการเจรจาผ่านไปเธอก็เริ่มเข้าใจมากขึ้นเรื่อยๆ จนกระทั่งในตอนท้ายเธอก็ถึงบางอ้อเพราะว่าข้อมูลหลายๆอย่างที่ผมได้จากการพูดคุยในช่วงแรกนั้นเป็นข้อมูลที่สำคัญและถูกใช้ในระหว่างการเจรจาต่อรองทางธุรกิจของเธอ
หากท่านผู้อ่านได้ติดตามบทความของผมเกี่ยวกับเรื่องการเจรจาต่อรองก่อนหน้านี้ ท่านผู้อ่านก็พอจะทราบว่าผมแนะนำให้สร้างบรรยากาศก่อนการเจรจาต่อรองทางธุรกิจ ผมก็ยังขอให้ท่านผู้อ่านยึดหลักนั้นให้มั่นในการเจรจาต่อรอง แต่อย่างไรก็ตามผมอยากจะเพิ่มเติมหรือสอดแทรกสิ่งที่สำคัญอีกประเด็นหนึ่งคือ “การเก็บข้อมูลในระหว่างการสร้างบรรยากาศของการเจรจาต่อรองทางธุรกิจ” ถามว่าเราจะเก็บข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากคู่เจรจาต่อรองได้อย่างไร! ง่ายนิดเดียวครับคือ “การถามคำถาม” แต่สิ่งที่สำคัญคือเราจะต้องใช้คำถามที่ไม่ทำให้คู่สนทนา/คู่เจรจาของเราไหวตัวทันว่าเรากำลังเก็บข้อมูลต่างๆจากคู่เจรจาอยู่ อย่างที่คนทั่วไปกล่าวว่า “ถามให้เนียน” คำถามเหล่านี้ควรเป็นคำถามที่ทำให้เราสามารถได้ข้อมูลซึ่งเป็นประโยชน์ในการเจรจาต่อรอง ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลที่เราควรทราบก่อนเจรจา เนื่องจากจะทำให้เราสร้างอำนาจในการเจรจาต่อรองได้มากขึ้น ข้อมูลที่เราควรทราบก่อนการเจรจามีดังต่อไปนี้เช่น
o ความต้องการที่แท้จริงของคู่เจรจา
o การเจรจาต่อรองครั้งนี้สำคัญแค่ไหนสำหรับคู่เจรจา
o อำนาจในการต่อรองของคู่เจรจารวมถึงขีดความสามารถในการตัดสินใจว่ามากหรือน้อย
o คู่เจรจามีทางเลือกอื่นหรือไม่ (หากไม่สามารถตกลงการเจรจากับเราในครั้งนี้ได้)
o สิ่งที่คู่เจรจาคาดหวังจากการเจรจาในครั้งนี้
o คู่เจรจามีเวลามากน้อยแค่ไหนในการตัดสินใจในครั้งนี้
o ผลเสียหากที่อาจจะเกิดขึ้นหากคู่เจรจาไม่สามารถบรรลุเป้าหมายในการเจรจาได้
o ผลประโยชน์ที่คู่เจรจาจะได้รับ หากประสบความสำเร็จในการเจรจาครั้งนี้
o ข้อจำกัด อุปสรรค หรือจุดอ่อนของคู่เจรจา
โอ้โห!! ทำไมมันมากมายและสลับซับซ้อนขนาดนี้... สิ่งที่ผมได้กล่าวมาข้างต้นไม่ได้หมายความว่าท่านจะต้องเก็บข้อมูลให้ได้ทั้งหมดในช่วงของการสร้างบรรยากาศ แต่ว่ายิ่งท่านเก็บข้อมูลได้มากเท่าไหร่มันก็จะเป็นการเพิ่มอำนาจในการเจรจาต่อรองได้มากเท่านั้น ตามคำสุภาษิตที่ว่า “รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” และที่สำคัญคือข้อมูลที่ท่านได้จากคู่เจรจาในช่วงแรก(ในระหว่างการสร้างบรรยากาศ) มันมีแนวโน้มว่าจะเป็นข้อมูลที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมาก เนื่องจากว่าคู่เจรจาของท่านยังไม่ได้ระมัดระวังตัวเท่าไหร่ในการตอบคำถาม แต่อย่างไรก็ตามหากท่านเก็บข้อมูลได้เท่าไหนก็เท่านั้น เนื่องจากโอกาสของท่านในการเก็บข้อมูลก็ยังไม่หมดไปเพราะว่าท่านสามารถที่จะเก็บข้อมูลต่างๆในระหว่างการเจรจาได้ แต่ว่าคำถามที่ท่านถามเพื่อจะเก็บข้อมูลต่างๆจะ “ต้องถามให้เนียน” เพราะหากถามไม่เนียนคู่เจรจาก็จะไม่ให้ข้อมูลแก่ท่านหรือหากให้ก็จะเป็นข้อมูลที่ไม่แน่ใจว่าจะเชื่อถือได้มากน้อยแค่ไหน ในระหว่างที่ท่านสนทนาหรือเจรจาท่านต้องระลึกเสมอว่า มันควรเป็นบรรยากาศของการสนทนา (ถึงแม้ว่าท่านจะต้องถามคำถามเพื่อเก็บข้อมูลก็ตาม) ท่านต้องอย่าทำให้คู่เจรจารู้สึกว่าคู่เจรจากำลังถูกสืบสวนสอบสวนอยู่ หากทำทุกวิธีทางแล้วก็ยังไม่ได้ข้อมูลที่เราต้องการ สิ่งที่ผมใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลนั้นก็คือ การถามคู่เจรจาตรงๆเลยครับ แต่ผมจะมีวิธีการตรวจเช็คคำตอบนะครับว่า คำตอบที่ผมได้มานั้นมาความน่าเชื่อถือมากน้อยแค่ไหน ด้วยการใช้ประโยคคำถามหลายๆรูปแบบหรือถามในรูปแบบอื่นเพื่อดูว่าคำตอบที่ได้จากคู่สนทนาถูกต้องหรือไม่
สิ่งที่ผมกล่าวมาข้างต้นนั้นเป็นสิ่งที่ผมใช้ทุกครั้งในการเจรจาต่อรองทางธุรกิจ บางท่านอาจจะคิดว่าทำไมมันถึงสลับซับซ้อนขนาดนี้ ใช่ครับมันอาจจะดูยุ่งยากและสลับซับซ้อนแต่ท่านต้องอย่าลืมว่ายิ่งท่านทำการบ้าน ยิ่งท่านเตรียมการมากเท่าไหร่ มันก็จะยิ่งเพิ่มอำนาจในการเจรจาต่อรองให้มากขึ้นเท่านั้นครับ เนื่องจากการเจรจาต่อรองนั้นมันเป็นศิลปะมากกว่าเป็นศาสตร์ ดังนั้นหากท่านยิ่งฝึกฝนมากเท่าไหร่ ท่านก็จะยิ่งมีความชำนาญมากขึ้นเท่านั้น เมื่อถึงตอนนั้นท่านก็จะรู้สึกว่าการเจรจาต่อรองนั้นไม่อยากอย่างที่เราคิด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น