อินทราเน็ตจำเป็นต่อธุรกิจของคุณอย่างไร

อิน ทราเน็ตสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กของคุณในด้านการสื่อสารภายในที่มี ประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายโดยขจัดปัญหาการค้นหาข้อมูลของบริษัทที่ไร้ผล

โดย Kim Komando

การเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง • เรียนรู้เกี่ยวกับ Windows SharePoint Services เพิ่มเติม • ดาวน์โหลด การ บริหารธุรกิจ • การ ปรับปรุงกระบวนการทำงาน • ไม่ ขาดการติดต่อ • การ เพิ่มประสิทธิผล • การ จัดการการเงิน • การ จัดการงานธุรกิจ

สิ่งที่ทำให้ผมชอบดำเนินธุรกิจขนาดเล็กก็คือ ความคล่องตัว

การตัดสินใจต่างๆ ไม่ต้องสะดุดอยู่ตามชั้นต่างๆ ของฝ่ายการจัดการ และการตัดสินใจส่วนมากสามารถกระทำได้ทันทีจากการประชุมโต๊ะกลมของผู้ที่ เกี่ยวข้อง

แต่อาจมีบางครั้งที่ธุรกิจของคุณเติบโตเกินกว่าที่จะใช้ วิธีการตัดสินใจดังกล่าวได้ คุณต้องการระบบการสื่อสารที่มีความปลอดภัย เชื่อถือได้ และเชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา เพื่อการสื่อสารกับผู้อื่นในบริษัท อันนำไปสู่การเจริญเติบโตของบริษัท คุณต้องใช้ระบบอินทราเน็ต

ระบบอิน ทราเน็ตมีความคล้ายคลึงกับเว็บไซต์ และใช้โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตเหมือนกัน แต่เป็นระบบเครือข่ายภายในที่ใช้เฉพาะภายในบริษัทหนึ่งเท่านั้น ("เอ็กซ์ทราเน็ต" คือเว็บไซต์ภายในหรือส่วนบุคคลเช่นกัน แต่ขยายสิทธิ์การเข้าใช้ให้รวมถึงลูกค้า คู่ค้า และ/หรือคนอื่นๆ ตามที่คุณกำหนด)

บริษัทขนาดใหญ่ส่วนมากจะใช้อินทราเน็ต หากคุณมีพนักงานมากกว่า 10,000 คนขึ้นไป การเผยแพร่ข่าวสารจะเป็นงานหนักอย่างยิ่งสำหรับคุณ อินทราเน็ตสามารถช่วยไม่ให้คุณต้องปวดหัวในเรื่องดังกล่าวได้

คุณอาจ พูดว่า "ผมมีพนักงานไม่ถึง 10,000 คน!" แต่ผมจะให้เหตุผลหลัก 3 ประการว่า ทำไมธุรกิจขนาดเล็กของคุณจึงควรลงทุนในระบบอินทราเน็ต ซึ่งมีดังนี้:

1. การสื่อสารเกิดปัญหาเมื่อมีการติดต่อกันมากกว่า 1 คน

แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร ผู้คนส่วนมากจะทราบเรื่องราวต่างๆ จากการนินทากันรอบๆ โถกาแฟ เรื่องราวที่ได้เริ่มเปลี่ยนไปในระหว่างการกระจายข่าว ซึ่งนำไปสู่การรับข้อมูลผิดๆ หรือความไม่พอใจของพนักงาน และหากว่าคุณมีพนักงานที่ทำงานที่บ้าน ทำงานนอกบริษัท พนักงานที่ต้องเดินทางบ่อย หรือบริษัทคุณเป็นบริษัทประเภท "เสมือน" แล้ว ปัญหาเรื่องการสื่อสารจะมีความท้าทายมากยิ่งขึ้น

ในการทำให้บริษัท ประสบความสำเร็จนั้น พนักงานทุกคนจะต้องเข้าใจและทราบถึงเป้าหมายของบริษัท บริษัทไม่ควรเก็บเป้าหมายทั้งระยะยาวและระยะสั้นไว้ในห้องประชุมเจ้าหน้าที่ ระดับบริหารชั้นสูงเท่านั้น มันเป็นหลักการบริหารธุรกิจเบื้องต้นที่ทุกคนต้องร่วมมือกันทำงานเพื่อเป้า หมายเดียวกัน

อินทราเน็ตเป็นสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดในการโพสต์รายงาน บันทึก และเป้าหมายประจำสัปดาห์ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะได้รับข่าวสารตรงกันหมด

Toby Ward ประธานของบริษัทที่ปรึกษาด้านอินทราเน็ตชื่อ Prescient Digital Media กล่าวว่า แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็ได้ประโยชน์จากอินทราเน็ต และแม้ว่าคุณจะไม่มีพนักงานทำงานนอกสำนักงาน แต่พนักงานขายหรือที่ปรึกษาของคุณก็ไม่ได้อยู่ประจำบริษัทตลอดเวลาเช่นกัน

การ จัดทำอินทราเน็ตจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกาารสื่อสารผ่านทางกระดานข่าว Instant messaging และการสนทนาที่ระบบจัดทำขึ้น ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

เรา มาดูเหตุการณ์ตัวอย่างของการดำเนินธุรกิจเหตุการณ์หนึ่ง ทีมพนักงานขาย 3 คนของคุณจะต้องนำเสนอแผนการเพิ่มยอดขายสำหรับปีงบประมาณหน้า

พวกเขา เดินเข้ามาในห้องประชุม รับประทานพิซซ่า ดื่มกาแฟ แล้วพูดคุยอย่างยืดเยื้อนานเป็นชั่วโมงๆ การประชุมครั้งแรกใช้เวลาทั้งหมด 3 ชั่วโมงที่เต็มไปด้วยความคิดเห็นต่างๆ ที่ไม่เป็นชิ้นเป็นอันเท่าใดนัก การประชุมครั้งที่สองเริ่มด้วยการทบทวนหาแนวคิดที่ดีที่สุดที่ถูกเสนอในการ ประชุมครั้งแรก ผู้ร่วมประชุมต่างถกเถียงกันว่าแผนการใดที่ควรนำมาใช้และแผนการใดใช้ไม่ได้ ผล ผู้เข้าร่วมประชุมทั้ง 5 คนอาจได้ข้อสรุปของข้อเสนอบางประการในการประชุมครั้งที่ 3 หรือครั้งที่ 4 ก็เป็นได้

แต่หากคุณใช้กระดานสนทนาในระบบอินทราเน็ตก่อนหน้าการประชุม สักหลายๆ วันก่อน การประชุมครั้งนั้นจะมีความกระชับมากยิ่งขึ้น คุณสามารถถกเถียงแนวคิดได้ล่วงหน้า และผู้ร่วมประชุมจะเดินเข้าห้องประชุมได้ด้วยแนวคิดที่ชัดเจนกว่า

2. เวลาเป็นเงินเป็นทอง

ใช่ เป็นวลีที่คุ้นหู แต่เป็นจริงจนอดที่จะพูดถึงอีกครั้งในที่นี้ไม่ได้

อินทราเน็ตทำให้ คุณสามารถโพสต์ข้อมูลสำคัญเพื่อให้พนักงานเห็นได้ แม้กระทั่งข้อมูลของแผนกบุคคลที่โพสต์ไว้ก็มีค่า พนักงานคนหนึ่งเล่าให้ผมฟังว่า ครั้งหนึ่งพนักงานในบริษัทเก่าต้องใช้เวลานาน 45 นาทีเพียงเพื่อที่จะต้องการทราบว่าวันถัดจากวันขอบคุณพระเจ้าเป็นวันหยุดที่ ได้ค่าจ้างหรือไม่ ในขณะนั้น ผู้จัดการแผนกบุคคลไม่อยู่และไม่มีใครสามารถตอบเรื่องนี้แก่พวกเขาได้

คุณ ควรเริ่มด้วยการโพสต์ข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นปฏิทิน นโยบายบริษัทและสิทธิประโยชน์ต่างๆ ของบริษัท เป็นการลดเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ตได้มากกว่าการแจ้งข่าวสารพื้นฐาน ข้อดีของอินทราเน็ตก็คือ การปฏิสัมพันธ์

คุณสามารถประหยัดเวลา (และหลีกเลี่ยงความยุ่งยาก) ด้วยการใช้ฟอร์มชนิดโต้ตอบกลับ คุณสามารถใช้ฟอร์มดังกล่าวในการส่งหนังสือขอลาพักร้อน ส่งใบสั่งซื้อ การเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์ และเรื่องอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

อิน ทราเน็ตของคุณจะต้องมีหลักการออกแบบที่ดี ไม่ใช่เพียงแค่การนำข้อมูลต่างๆ อัดไว้ในไซต์และหวังให้คนอื่นๆ จะหาพบ คุณจะต้องออกแบบอินทราเน็ตของคุณให้มีลักษณะที่ใช้งานง่ายที่สุดเท่าที่จะทำ ได้ เพราะจุดประสงค์คือการช่วยประหยัดเวลา แทนที่จะทำให้คนเสียอารมณ์

3. อินทราเน็ตดีกว่าอีเมล

คุณอาจคิดในใจว่า "ทำไมเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไม่ใช้วิธีอีเมลฟอร์มนั้น" หรือ "ผมสื่อสารกับพนักงานได้ดีโดยใช้การประชุมหรือติดประกาศที่บอร์ด"

ตาม ความเห็นของ Ward การส่งอีเมลเอกสารหรือการนำเสนอในเดียวกันแต่มีหลายเวอร์ชันก่อให้เกิดความ สับสนและข้อมูลมากเกินความจำเป็นได้ในบางครั้ง

เรากลับมาที่ตัวอย่าง ดังที่กล่าวไว้ในตอนต้นเกี่ยวกับทีมขาย พวกเขาสรุปว่ามีวิธีการ 3 วิธีในการเพิ่มยอดขาย และขณะนี้กำลังจัดทำการนำเสนอด้วย PowerPoint

พนักงาน 3 คนช่วยกันทำไฟล์ PowerPoint ไฟล์เดียวอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เสียหายได้ ผมเริ่มได้ยินเสียงตะโกนใส่กันแล้ว "ใครมีตัวเลขล่าสุดบ้าง" "Johnson คุณให้ตัวเลขผมผิด ผมคิดว่าผมได้เปลี่ยนแปลงตัวเลขนั้นแล้ว" ฯลฯ

ด้วย การใช้อินทราเน็ต คุณจะสามารถใช้ไฟล์ร่วมกันและมีที่เก็บไฟล์ล่าสุดด้วย

นอก จากนี้ ยังเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ของคุณอีกด้วย ฟังดูอาจเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่การที่มีไฟล์ต่างๆ ในเวอร์ชันต่างๆ กันเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของทุกคนย่อมเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่อันมี ค่ายิ่ง

ควรเริ่มต้นอย่างไร

ก่อนที่คุณจะเริ่มติดตั้งอินทราเน็ต คุณต้องทราบว่าสิ่งที่คุณต้องการให้อินทราเน็ตทำคืออะไรและทราบว่าพนักงาน ของคุณจะใช้อย่างไร และประการสุดท้ายก็คือ ยึดหลักการออกแบบที่ถูกต้อง เช่น หากต้องทำการคลิก 5 หรือ 6 ครั้งในการหาแบบฟอร์มการขอลาพักร้อนแล้ว แสดงว่าการออกแบบมีความซับซ้อนเกินไป

คุณยังต้องตัดสินใจอีกว่าจะออก แบบอินทราเน็ตด้วยตัวเองหรือไม่ ที่ปรึกษาในเรื่องนี้สามารถจัดทำอินทราเน็ตตามที่คุณกำหนดได้ โดยมีหน้าตาและหลักการออกแบบตามที่คุณระบุทุกประการ

นอกจากนี้ ยังมีแพ็คเกจซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น Windows SharePoint Services ที่ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและออกแบบเกือบทุกสิ่งด้วยตัวคุณเองด้วยการใช้ แม่แบบที่มีผู้ออกแบบไว้ Windows SharePoint Services เป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ Windows Server 2003 ระบบดังกล่าวจะช่วยให้สมาชิกทีม (หรือแม้กระทั่งซัพพลายเออร์หรือลูกค้า) สามารถโพสต์ไฟล์ เข้าถกเถียงปัญหาด้วยการพิมพ์ข้อความ ใช้ลิงค์เข้าสู่การใช้ข้อมูลเว็บชนิดไดนามิก และการปรับปรุงข้อความประกาศต่างๆ และเนื่องจากว่าโปรแกรมต่างๆ ของ Microsoft Office 2003 มีความสัมพันธ์โดยตรงกับระบบดังกล่าว คุณจึงสามารถแบ่งปันกันใช้เอกสาร Word ได้โดยที่ไม่ต้องออกจากโปรแกรม Microsoft Word ก่อน และพนักงานสามารถสนทนาในขณะใช้โปรแกรมเหล่านั้นได้

บาง แพ็คเกจ เช่น Instant Intranet Builder ใช้ Microsoft Access เป็นฐานข้อมูลหลัก และได้ออกแบบให้มีระบบกลไกการเชื่อมต่อเพื่อให้คุณใช้ในการจัดทำอินทราเน็ต ที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานไอทีที่มีความเชี่ยวชาญโดยเฉพาะในการติดตั้งและ ดูแลระบบแต่อย่างใด และค่าใช้จ่ายสำหรับแพ็คเกจทั้งหมดจะมีเพียงน้อยนิด คือ 5 ดอลลาร์สหรัฐต่อคนต่อเดือน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท

ข้อ เสียของอินทราเน็ต

ในการจัดเตรียมให้อินทราเน็ตพร้อมที่จะให้พนักงานใช้งาน คุณต้องการคนที่จะมาพัฒนาและดูแลเนื้อหาในระบบ จุดประสงค์คือการเตรียมข้อมูลที่ปรับปรุงใหม่อยู่เสมอให้พร้อมบริการ คุณจะมอบหมายงานเหล่านี้ให้ผู้ใดดำเนินการนั้น ก็ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทของคุณ หากคุณมีพนักงานเพียง 10 คน คุณอาจใช้เจ้าหน้าที่เพียงคนเดียง ซึ่งก็เพียงพอที่จะดูแลข้อมูลเหล่านั้นได้

หากว่าคุณมีบริษัทขนาดใหญ่ คุณอาจต้องใช้ระบบการปรับปรุงข้อมูลที่แยกต่างหากในแต่ละแผนก และไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กก็ตาม คุณต้องจัดสรรเวลาการดูแลระบบลงในตารางการทำงานของพนักงาน โปรดระลึกไว้ว่า เรากำลังทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ จึงไม่มีสิ่งใดที่สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นตามที่เราต้องการ

นอกจาก นี้ คุณยังต้องลงทุนเรื่องเวลาในการฝึกอบรมพนักงาน และอาจต้องใช้เวลาโน้มน้าวพนักงานหัวแข็งเก่าแก่บางคนให้หันมาใช้อินทราเน็ต หลังจากนั้น เมื่อระบบติดตั้งและรันได้อย่างเรียบร้อย และพนักงานทุกคนเข้าใจในการใช้งานอย่างดีแล้ว ผลจากการลงทุนในครั้งนี้ก็จะเริ่มเข้าบริษัทของคุณ

เคล็ดลับ 10 ประการในการใช้ Instant Messaging ในธุรกิจ

ศึกษาว่าเหตุใด Instant Messaging จึงเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมในการเผยแพร่ข่าวสารตลอดจนการส่งข้อมูลด่วนใน เรื่องต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสถานะของโครงการ กำหนดเวลาประชุม หรือสถานที่อยู่ของแต่ละคน

โดย Monte Enbysk

การเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง • รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Messenger • ดาวน์ โหลดเวอร์ชันล่าสุดของ Messenger การ บริหารธุรกิจ • การ ปรับปรุงกระบวนการทำงาน • ไม่ ขาดการติดต่อ • การ เพิ่มประสิทธิผล • การ จัดการการเงิน • การ จัดการงานธุรกิจ

ต่อไปนี้คือภาพเหตุการณ์หนึ่ง นักธุรกิจประมาณ 20-30 คนในบริษัทโฆษณาขนาดใหญ่แห่งหนึ่งนั่งพิมพ์คอมพิวเตอร์ที่ตั้งวางติดกันอยู่ อย่างเงียบๆ ในห้องทำงานขนาดใหญ่ที่ไม่มีผนังห้องหรือฉากกั้นห้องขนาดสูงแต่อย่างใด ความเงียบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสถานที่นี้

มีเสียงหัวเราะหรือหัวเราะ หึๆ แทรกความเงียบขึ้นมาเป็นบางครั้ง แต่ไม่มีการพูดคุยกัน ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น เพราะว่าพวกเขากำลังพูดคุยกันผ่านทาง Instant messaging (IM) นั่นเอง

Helen Chan นักวิเคราะห์ของ The Yankee Group ซึ่งเป็นองค์กรวิจัยด้านเทคโนโลยีที่ตั้งอยู่ในสหรัฐ และมีเพื่อนอยู่ในบริษัทโฆษณาดังกล่าว กล่าวว่า "เมื่อดิฉันเข้าเยี่ยมบริษัทดังกล่าว ก็สังเกตเห็นสิ่งนี้ [การไม่มีการพูดคุยกัน] สำหรับบุคคลภายนอกแล้วจะดูแปลก แต่มันกลายเป็นวัฒนธรรมของบริษัทนี้แล้ว"

IM ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ออกแบบมาสำหรับใช้สนทนาส่วนบุคคลชนิดตัวต่อตัวด้วยแป้น พิมพ์ปัจจุบันได้แทรกซึมมาถึงที่ทำงานแล้ว นักธุรกิจจำนวนมากต่างหันมาใช้ IM ชนิดข้อความแทนการใช้โทรศัพท์และอีเมล์ เนื่องจากพอใจในประสิทธิภาพที่รวดเร็วและคล่องแคล่วในการรับข้อมูลชนิด เรียลไทม์จากคู่ค้า ซัพพลายเออร์ และเพื่อนร่วมงานที่ทำงานอยู่ห่างไกล

Instant messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก IM เป็นเครื่องมือสนับสนุนเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ โดยจะเห็นการใช้งานพุ่งสูงขึ้นอย่างมากเมื่อครั้งเหตุการณ์การโจมตีของผู้ ก่อการร้ายเมื่อ 11 กันยายน

The Wall Street Journal กล่าวว่า "Instant messaging จะเป็นเสมือนสัญญาณโทรศัพท์แห่งอนาคต แม้ว่าจะเป็นชนิดไร้เสียงก็ตาม" และแสดงให้เห็นว่า ปัจจุบันมีคนจำนวนมากกว่า 100 ล้านคนส่ง Instant message ผ่านทางซอฟต์แวร์ของบริการ MSN Messenger หรือ Windows Messenger ของ Microsoft, America Online, Yahoo! และผู้ให้บริการอื่นๆ ในรายงานที่ชื่อ "IM: The Sleeping Giant," Gartner Group ซึ่งเป็นที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยี ได้คาดการณ์ไว้ว่า ในปี 2005 ระบบการสื่อสาร Instant messaging จะได้รับความนิยมมากกว่าอีเมล์ในฐานะที่เป็นเครื่องมือหลักของการสื่อสาร แบบออนไลน์

Instant messaging สามารถใช้ประโยชน์ได้ดีกับทีมงานหรือโครงการต่างๆ มากกว่าผู้จำหน่ายปลีก ผู้มีอาชีพอิสระ ฯลฯ ที่เป็นเช่นนั้นเพราะ IM ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน แต่ไม่เปิดให้มีสัมพันธ์ภาพใหม่เกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม นอกจากประโยชน์เรื่องการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายแล้ว การใช้เครื่องมือดังกล่าวมีความเสี่ยงและข้อเสียเช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะ เป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้ใช้ IM เป็นประจำ หรือเป็นทั้งสองอย่าง มีข้อแนะนำการใช้ Instant messaging ที่ควรทำและไม่ควรทำรวม 10 ประการดังต่อไปนี้

1.	สิ่งที่ควรทำ: กำหนดนโยบายผู้ใช้ Instant messaging ให้ชัดเจน หากคุณเป็นเจ้าของกิจการ พนักงานของคุณจะต้องทราบว่า คุณมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับการใช้ Instant messaging ในฐานะเป็นเครื่องมือสื่อสารกับลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจ และนโยบายดังกล่าวจะต้องมีข้อบังคับทั่วไปในการใช้งาน คุณอาจคิดว่านี่ไม่ใช่สิ่งสำคัญ แต่จะไม่คิดเช่นนั้นหากคุณได้เคยทราบเรื่องเกี่ยวกับผู้จัดการกองทุนบริหาร ความเสี่ยง (hedge fund) รายหนึ่งที่ถูกกล่าวหาว่าได้ก่อให้เกิดความโกลาหลด้วยการใช้ IM เผยแพร่ข่าวลือที่ไม่จริงเกี่ยวกับบริษัทซอฟต์แวร์ที่ซื้อขายในตลาดหลัก ทรัพย์แห่งหนึ่ง (ข่าวลือกระจายออกไป หุ้นของบริษัทซอฟต์แวร์ตก และผู้จัดการกองทุนบริหารความเสี่ยงคนนั้นกับบริษัทของเขาต้องได้รับความ เดือดร้อนอย่างหนัก)
2.	สิ่งที่ไม่ควรทำ: ใช้ Instant messaging ในการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญหรือเป็นความลับ เรียนรู้บทเรียนจากตัวอย่างข้างต้น หากว่าบริษัทของคุณทำธุรกิจเกี่ยวกับการให้คำแนะนำอย่างเป็นมืออาชีพใน เรื่องหุ้น การเงิน การแพทย์ หรือกฎหมาย สิ่งที่ไม่ฉลาดอย่างยิ่งคือการให้คำแนะนำดังกล่าวด้วยการใช้ Instant messaging เพราะ IM จะเหมาะกับการใช้ส่งข้อมูลอย่างรวดเร็วที่เกี่ยวกับสถานะของโครงการ กำหนดเวลาประชุม หรือสถานที่อยู่ของแต่ละคนมากกว่า
3.	สิ่งที่ควรทำ: จัดการรายชื่อที่ติดต่อของคุณโดยแยกรายชื่อที่ติดต่อทางธุรกิจออกจากรายชื่อ ของครอบครัวและเพื่อน รายชื่อที่ติดต่อ หรือ "Buddy list" ประกอบด้วยเมนูชื่อผู้รับสำหรับ Instant messages และให้แยกรายชื่อที่ติดต่อทางธุรกิจออกจากรายชื่อของครอบครัวและเพื่อน และให้ตรวจสอบว่า พนักงานของคุณได้ปฏิบัติตามคุณด้วย ขจัดโอกาสการนำการพูดคุยด้านสังคมมาปนกับการเจรจาเรื่องธุรกิจกับคู่ค้าหรือ ลูกค้า หรือกระทำตรงกันข้าม (คุณสามารถจัดการรายชื่อที่ติดต่อได้ดียิ่งขึ้นด้วยการดาวน์โหลดเวอร์ชันล่า สุดของ Windows Messenger หรือ MSN Messenger)
4.	สิ่งที่ไม่ควรทำ: การอนุญาตให้ใช้ซอฟต์แวร์ในเรื่องส่วนตัวมากเกินควรในระหว่างทำงาน จริงอยู่ ที่คุณใช้โทรศัพท์พูดคุยในเรื่องส่วนตัว ส่งอีเมล์เรื่องส่วนตัว และอนุญาตให้พนักงานทำเช่นเดียวกัน แต่คุณควรแนะนำให้พนักงานใช้ให้น้อยที่สุดรวมทั้งตัวคุณด้วย สำหรับการใช้ Instant messaging ควรเข้มงวดยิ่งกว่านั้น คือให้ใช้ในเรื่องส่วนตัวเฉพาะในช่วงพักหรือพักเที่ยง หรือใช้ต่อเมื่อเป็นการหาลูกค้าใหม่หรือหารายได้เข้าบริษัท รายละเอียดที่กล่าวมาแล้วทั้งหมดควรมีอยู่ในนโยบายของคุณ
5.	สิ่งที่ควรทำ: ระวังว่า เราสามารถบันทึกข้อความต่างๆ ของ Instant messages ได้ คุณอาจคิดว่า IM นี้ดี เพราะคุณไม่ต้องระวังมาก สามารถใช้คำพูดแรงๆ ได้ สามารถด่าว่าเจ้านาย พนักงาน หรือเพื่อนร่วมงานได้ เสร็จแล้วลบข้อความออกจากโปรแกรมได้เมื่อการสนทนาสิ้นสุดลง สิ่งที่คุณไม่ทราบคือคู่สนทนารายหนึ่งของคุณสามารถคัดลอกแล้ววางข้อความ สนทนาทั้งหมดลงในหน้า Notepad หรือ Word ได้ บริการ IM บางรายยังให้คุณสามารถเรียกข้อมูลมาเก็บได้ทั้งข้อความ สิ่งที่สรุปได้ก็คือระวังสิ่งที่คุณพูดเช่นเดียวกับที่คุณใช้อีเมล
6.	สิ่งที่ไม่ควรทำ: การทำลายชื่อเสียงของบริษัทของคุณ หรือชื่อเสียงของตัวคุณเอง ปัจจุบันศาลยังคงไม่ได้ให้คำตัดสินว่าข้อความใน Instant messages สามารถนำมาใช้ในคดีหมิ่นประมาท การทำให้เสื่อมเสียชื่อเสียง หรือคดีประเภทอื่นๆ ได้หรือไม่ และมีความเป็นไปได้ที่คุณจะไม่ต้องถูกฟ้องร้องในศาลเนื่องจากข้อความที่คุณ กล่าวพาดพิงถึงบุคคลอื่น บริษัทของคุณ หรือบริษัทอื่น แต่ข้อความเหล่านั้น สามารถทำลายชื่อเสียงหรือความน่าเชื่อถือของคุณหรือของบริษัท จึงควรระวังในสิ่งที่คุณพูด
7.	สิ่งที่ควรทำ: การระวังเรื่องการติดไวรัสหรือการเสี่ยงในเรื่องความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง อื่นๆ บริการ IM ส่วนมากจะให้คุณสามารถโอนไฟล์ไปพร้อมกับข้อความของคุณได้ Alexis D. Gutzman นักเขียนและที่ปรึกษาด้าน e-business กล่าวว่า จากการวิจัยสำหรับการเขียนหนังสือเล่มหนึ่งของเธอ พบว่าเอกสารแนบ IM ที่มีไวรัสสามารถเจาะผ่านไฟร์วอลล์ได้ง่ายกว่าเอกสารที่แนบมากับอีเมล์ และกล่าวว่า "Instant message [ที่มีไวรัส] จะรันและฝังตัวเข้าไปในไฟร์วอลล์เพื่อหาช่องโหว่เข้าสู่ระบบ" หากบริษัทของคุณมีระบบการใช้เอกสารร่วมกัน คุณควรระมัดระวังเรื่องการถ่ายโอนไฟล์ต่างๆ และควรทำการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการป้องกันไฟร์วอลล์ของคุณ เพื่อนำมาพิจารณาดูว่าสมควรที่จะจำกัดการถ่ายโอนไฟล์ผ่านทาง IM หรือไม่
8.	สิ่งที่ไม่ควรทำ: การแบ่งปันกันใช้ข้อมูลส่วนบุคคลผ่านทาง Instant messaging เป็นสิ่งที่ไม่ควรกระทำอย่างยิ่ง แม้ว่าบุคคลที่คุณแบ่งปันข้อมูลให้จะเป็นผู้ที่น่าไว้วางใจก็ตาม ข้อมูลส่วนบุคคลอาจเป็นรหัสผ่านหรือหมายเลขบัตรเครดิต แม้กระทั่งหมายเลขโทรศัพท์บางหมายเลขที่คุณควรเก็บเป็นความลับ เนื่องจากข้อความการสนทนาจะถูกส่งผ่านเว็บเซิร์ฟเวอร์ไปยังผู้ที่คุณติดต่อ Chris Mitchell ซึ่งเป็นผู้จัดการโปรแกรมส่วนหน้าของ MSN Messenger กล่าวว่า "หากมีใครบางคน [เช่นพนักงานของผู้ให้บริการ IM หรือแม้กระทั่งแฮกเกอร์] ที่ดูแลการเชื่อมต่อและเห็นการรับส่งข้อความของคุณ เขาจะสามารถเห็นข้อมูลส่วนบุคคลของคุณได้" อาจมีโอกาสเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวได้น้อย แต่เขาแนะนำว่าควรส่งข้อมูลดังกล่าวผ่านทางอีเมลชนิดเข้ารหัส หรือไม่ส่งด้วยวิธีนี้เลยจะดีกว่า
9.	สิ่งที่ควรทำ: เขียนข้อความ Instant messages ของคุณให้อ่านง่าย ตรงประเด็น และทราบดีว่าควรสิ้นสุดการสนทนาเมื่อใด การกำหนดกฎเกณฑ์ว่าคุณควรใช้ Instant messaging อย่างไรเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก Kneko Burney ผู้อำนวยการด้านการวิจัย e-business แห่ง Cahners In-Stat Group ชอบใช้วิธีอื่นมากกว่า เช่น การมองดูว่าเพื่อนร่วมงานนั้นอยู่ที่โต๊ะทำงานของเขาหรือไม่ เพื่อพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวหรือโทรศัพท์พูดคุยกัน เขาแนะนำว่า "คุณอาจมองเข้าไปในห้องทำงานของเขา เพื่อดูว่าเขาอยู่หรือไม่" ตรงกันข้ามกับ Gutzman ผู้มองว่า IM เป็นวิธีที่ใช้ในการค้นคว้าและหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วจากที่ปรึกษาหรือแม้ กระทั่งนักกฎหมายได้เป็นอย่างดี เมื่อไม่นานมานี้ เธอสามารถใช้ IM ในการค้นคว้าเกี่ยวกับหนังสือเล่มหนึ่ง แล้วบันทึกข้อความทั้งหมดเก็บไว้ในที่จัดเก็บส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม ทั้งสองมีความเห็นตรงกันว่า คุณต้องจำกัดคำถามของคุณให้มีความกระชับ เข้าประเด็นทันที และหลีกเลี่ยงข้อความไร้สาระ Gutzman กล่าวว่า "ในการใช้ Instant messaging คุณไม่จำเป็นต้องใช้ข้อความทักทายมากมายนัก ผมมักทักทายเพียงแค่ 'เป็นไงบ้าง' แล้วเข้าคำถามของผมเลย"
10.	สิ่งที่ไม่ควรทำ: การทำให้ผู้ที่คุณติดต่อเกิดความสับสนด้วยชื่อผู้ใช้หรือสถานะของคุณที่ทำ ให้เข้าใจผิดได้ง่าย ชื่อผู้ใช้ IM ก็เช่นเดียวกับชื่อผู้ใช้อีเมล์ คือต้องอยู่ในรูปแบบเดียวกันทั้งบริษัท และผู้ใช้ควรอัปเดตสถานะของตนตลอดวัน เพื่อให้ผู้ที่ตนติดต่อด้วยทราบว่าคุณยังอยู่หรือว่าออฟไลน์แล้ว

หมาย เหตุ: เรื่องต่างๆ ที่กล่าวถึงในบทความนี้ประกอบด้วย IM ชนิดข้อความ, Windows Messenger ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ Windows XP ที่ให้บริการ Instant messaging ด้วยภาพและเสียง และยังได้กล่าวถึงคุณสมบัติของ IM ในการใช้ร่วมกับโปรแกรมนำเสนอ PowerPoint หรือเอกสาร Word

เทคโนโลยีสำคัญ 4 ประการที่จำเป็นสำหรับสำนักงานเคลื่อนที่ของคุณ

หลีกเลี่ยงความหายนะในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ด้วยการตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์เดินทางของคุณ

โดย Christopher Elliott

การ บริหารธุรกิจ • การ ปรับปรุงกระบวนการทำงาน • ไม่ ขาดการติดต่อ • การ เพิ่มประสิทธิผล • การ จัดการการเงิน • การ จัดการงานธุรกิจ

ทุกสิ่งทุกอย่างจะเปลี่ยนไปทันทีเมื่อคุณ เปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะมาเป็นแล็ปท็อป เปลี่ยนจากชุดหูฟังของคอมพ์มาเป็นมือถือ และเปลี่ยนห้องทำงานมาเป็นห้องพักโรงแรม

บางครั้ง อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในทางดี คุณหลุดพ้นจากห้องสี่เหลี่ยมของคุณ มีอิสระที่จะไปทุกที่ที่งานของคุณจะพาไป

แต่บางครั้ง ทุกอย่างเปลี่ยนไปในทางที่เลวร้ายกว่าเดิม ประสิทธิผลลดลงเมื่อคุณอยู่ในที่ที่ไม่คุ้นเคย หรือเมื่อใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่คุณไม่ถนัด แป้นพิมพ์ขนาดเล็กของแล็ปท็อปที่ทำให้มือคุณเป็นเหน็บ หรือแม้กระทั่งความรำคาญที่สายไมโครโฟนของมือถือที่ปกคอเสื้อ สิ่งเหล่านี้อาจเพียงพอที่จะทำให้คุณทำงานได้ไม่เต็มที่

ต่อไปนี้คือ เทคโนโลยี 4 ประการที่จำเป็นสำหรับสำนักงานเคลื่อนที่ ตลอดจนเครื่องมือล่าสุดที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลให้คุณในการทำงานนอกสำนัก งาน

1. ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมไม่ใช้เพียงแค่การดาวน์โหลดโปรแกรมลงในเครื่องแล็ปท็อป หรือ PDA เท่านั้น แต่รวมถึงการทราบว่าโปรแกรมดังกล่าวเหมาะกับการใช้งานสำหรับสำนักงานเคลื่อน ที่หรือไม่ หรือโปรแกรมอีเมลนั้นออกแบบมาสำหรับใช้ระหว่างเดินทาง หรือว่าดัดแปลงมาจากโปรแกรมที่ใหญ่กว่าซึ่งออกแบบมาสำหรับใช้กับกลุ่มทำงาน ขององค์กรใหญ่ๆ หรือว่าโปรแกรมต่างๆ สามารถทำงานเข้ากันได้อย่างดีหรือไม่เมื่อใช้กับแล็ปท็อป หรือว่าหยุดทำงานเมื่อโปรเซสเซอร์ของคุณกำลังทำงานหนัก

พนักงานที่ทำ งานในสำนักงานมักไม่ต้องคำนึงถึงข้อควรพิจารณาเหล่านี้ แต่สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นเรื่องใหญ่ทันทีหากคุณต้องเดินทางเพื่อทำงาน ซึ่งเรื่องนี้คุณหมอ Tab Stone จาก Los Angeles รู้ซึ้งดี คุณหมอได้ติดตั้งโปรแกรมอีเมลรุ่นใหม่ลงในแล็ปท็อปก่อนการเดินทางเมื่อเร็วๆ นี้ แต่โปรแกรมดังกล่าวไม่เหมาะกับการใช้งานในลักษณะเคลื่อนที่ ผลก็คือ โปรแกรมไม่ทำงานในเครื่องของคุณหมอ จึงต้องยกเลิกการติดตั้งโปรแกรมก่อนที่จะเริ่มเดินทางเพียงเล็กน้อย แต่การยกเลิกโปรแกรมทำให้โปรแกรมสำรองอีเมลไม่ทำงาน ซึ่งหมายความว่า คุณหมอไม่สามารถดาวน์โหลดข้อความใดๆ ลงในเครื่อง PC ได้ คุณหมอ Stone เล่าว่า "ผมไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลย ไม่ว่าจะใช้การดาวน์โหลดใหม่ หรือดาวน์โหลดที่สำเนาไว้จากอินเทอร์เน็ตก็ตาม"

การพัฒนาล่าสุด: โปรแกรมซอฟต์แวร์จัดการรายชื่อผู้ติดต่อช่วยให้คุณสามารถถ่ายข้อมูลลงใน PDA เพื่อการดาวน์โหลดและปรับข้อมูลของผู้ติดต่อ ปฏิทินนัดหมาย และบันทึกต่างๆ ลงใน Palm Pilot หรือ Pocket PC ของคุณ นอกจากนี้ ยังมีเวอร์ชันที่ใช้กับเว็บไซต์ไว้สำหรับบริการนักธุรกิจที่ต้องเดินทางที่ ทำแล็ปท็อปหายหรือชอบใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเมื่อมาถึงจุดหมายปลาย ทางแล้ว

การพัฒนาในอนาคต เฝ้าดูการพัฒนาที่นำมาซึ่งการใช้งานร่วมกันระหว่างโปรแกรมต่างๆ สำหรับผู้ใช้ระบบไร้สาย โปรแกรมจัดการรายชื่อผู้ติดต่อได้ขยายขีดความสามารถมาจนถึงการทำหน้าที่ของ โปรแกรมอีเมล สมุดอีเมลแอดเดรส และฐานข้อมูล ขั้นต่อไปคือการทำให้ผู้ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่หรือ PDA ไร้สายสามารถเข้าใช้ข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ได้ด้วยเช่นกัน

2. ฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสม

ผมไม่ได้หมายถึงการเป็นเจ้าของคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปรุ่นใหม่ล่าสุด แต่กำลังพูดถึงฮาร์ดแวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่เดินทางอยู่เสมอ เราต้องยอมรับความจริงว่า มีอุปกรณ์จำนวนมากที่นักธุรกิจที่ต้องเดินทางได้อาศัยพึ่งพาแต่ถูกออกแบบมา โดยไม่ใช้มุมมองของนักเดินทางเลย ตัวอย่างเช่น เมื่อแบตเตอรี่เครื่องแล็ปท็อปของ Joachim Martin หมดลงในระหว่างอยู่บนเครื่องบิน ผู้ให้บริการบนเครื่องที่แสนดีก็เสนอตัวที่จะช่วยชาร์จแบตเตอรี่ให้ที่ปลั๊ก "ลับ" ทางด้านหลังของเครื่องบิน "แบตเตอรี่ชาร์จเรียบร้อย" นักพัฒนาซอฟต์แวร์ผู้นี้เล่าให้ฟัง "แต่เมื่อผมกลับมาถึงบ้าน แบตเตอรี่เสียใช้ไม่ได้อีกต่อไป" เขาต้องเปลี่ยนแบตเตอรี่ใหม่ กรณีนี้ควรโทษใครดี สายการบิน ผู้ผลิตแบตเตอรี่ หรือแม้กระทั่งนักธุรกิจที่โชคร้ายรายนั้นที่ไม่มีความรู้ดีกว่านี้ แต่เหตุการณ์เช่นนี้มักเกิดขึ้นเสมอ เพราะปลั๊กโทรศัพท์มือถือมีความแตกต่างกัน เช่นเดียวกับปลั๊กไฟ และอุปกรณ์ต่างๆ อีกมากมายที่เราต้องใช้ส่วนมากจะไม่เป็นมิตรต่อนักเดินทาง ใช้งานไม่สะดวก หรือทั้งสองอย่างรวมกัน

การพัฒนาล่าสุด: ผู้ผลิตฮาร์ดแวร์บางรายเริ่มหันมาตอบสนองความต้องการด้านฮาร์ดแวร์ที่เหมาะ กับนักเดินทางมากขึ้นด้วยการผลิตอุปกรณ์เสริมต่างๆ เช่น Stowaway XT Keyboard และผมยังประทับใจกับ Super Mini Optical Mouse ของ Atek ซึ่งทำให้นิ้วของคุณไม่เป็นเหน็บกับการใช้ตัวชี้ของแล็ปท็อปของคุณ

การ พัฒนาในอนาคต ในขณะที่การผสมผสานกันระหว่างโทรศัพท์เคลื่อนที่ คอมพิวเตอร์ และ PDA ดำเนินต่อไป ผมจะไม่แปลกใจเลย หากในอนาคตจะได้เห็นอุปกรณ์ที่มีคุณสมบัติใช้สะดวกเหมือนคอมพิวเตอร์ตั้ง โต๊ะ แต่สามารถถือไปมาได้เหมือน PDA ซึ่งเหล่านักเดินทางต่างรอคอยมานานแล้ว

3. การเชื่อมต่อที่เหมาะสม

โปรดอย่าทำให้ความหมายคลาดเคลื่อน แต่การเชื่อมต่อเป็นส่วนสำคัญที่สุดสำหรับ สำนักงานเคลื่อนที่

คุณยังคงจำหมอ Stone ที่ไม่มีอีเมลใช้ได้อยู่ใช่ไหม ในที่สุดเขาก็สามารถเข้าใช้ข้อความอีเมลได้ด้วยการเชื่อมต่ออย่างยากลำบาก เข้ากับเว็บ อีกรายหนึ่งคือ Spencer Field ซึ่งเพิ่งกลับจากการเดินทางไปเมลเบิร์น ก็มีปัญหาเกี่ยวกับอีเมลที่จะเล่าให้ฟัง เมื่อเขาไปถึงที่นั่น ก็ได้ทราบว่าหมายเลขสำหรับใช้เชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์ไปยังผู้ให้บริการอิน เทอร์เน็ตใช้ไม่ได้ "ผมคิดว่าผมคงเชื่อมต่อออนไลน์ไม่ได้แล้ว" เขาเล่า "ด้วยการพยายามครั้งสุดท้าย ผมมองหารายชื่อผู้ให้บริการ ISP ท้องถิ่นในสมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองของเมลเบิร์น" เขาพบผู้ให้บริการรายหนึ่งแล้วได้ลงทะเบียนใช้อีเมลแอคเคาท์นาน 1 เดือน ซึ่งทำให้เขาสามารถเข้าสู่หมายเลขท้องถิ่นทั้งหมดได้ตลอดเส้นทางการทำงานของ เขา

นอกจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีความสำคัญอย่างยิ่งแล้ว การเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โทรศัพท์เคลื่อนที่ PDA และคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เกิดขึ้น เช่น Bluetooth (โปรโตคอลไร้สายระยะสั้นชนิดหนึ่ง) จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับอุปกรณ์อื่นๆ ในสำนักงานหรือในห้องของโรงแรมโดยไม่ต้องใช้สายได้

การพัฒนาล่า สุด: จากการศึกษาของ AT&T เมื่อเร็วๆ นี้ อุปสรรคสำคัญของการทำงานจากระยะไกลคือ การเข้าใช้การเชื่อมต่อข้อมูลความเร็วสูง ในปัจจุบันเครือข่ายความเร็วสูงผุดขึ้นมาทุกพื้นที่ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรม ห้องพักสนามบิน และคอฟฟี่ช็อป และแม้ว่า Bluetooth เริ่มต้นได้ช้าในช่วงแรกๆ แต่แนวคิดในการไม่ใช้สายเชื่อมต่อ เป็นพื้นฐานการเริ่มต้นที่ดี

การพัฒนาในอนาคต ในเวลาไม่นานนัก ระบบ Wi-Fi จะแพร่หลายเช่นเดียวกับเครือข่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่ และอุปกรณ์ต่างๆ ส่วนมากจะใช้ Bluetooth ได้ ซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับผู้ที่ทำงานในสำนักงานเคลื่อนที่เช่นพวกเรา

4. โปรแกรมประยุกต์ที่เหมาะสมสำหรับเว็บ

โปรแกรมประยุกต์สำหรับเว็บมีความสำคัญสำหรับสำนักงานเคลื่อนที่เป็นอย่างมาก ผมจึงตัดสินใจแยกออกเป็นหัวข้อต่างหากทั้งๆ ที่ในด้านเทคนิคแล้ว หัวข้อนี้ควรรวมอยู่ในหัวข้อซอฟต์แวร์ เว็บเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่พนักงานเคลื่อนที่ใช้เข้าสู่ระบบ สำนักงานภายใน อินทราเน็ต หรือฐานข้อมูล

ISP ของผมมีบริการโปรแกรมโบราณอยู่โปรแกรมหนึ่งที่ให้ผมดูเมลจากแอคเคาท์ทั้งหมด ของผมได้จากเว็บ ผมจำไม่ได้ว่าผมใช้โปรแกรมนี้เมื่อโปรแกรมอีเมลของผมมีปัญหากี่ครั้ง แต่ผมจำเหตุการณ์ครั้งสุดท้ายได้ดี ตอนนั้น ผมติดประชุมอยู่นอกเมือง และอีเมลแอคเคาท์ของผมก็ประสบปัญหาถูกโจมตีด้วยอีเมลที่ไม่พึงประสงค์เป็น จำนวนพันๆ ฉบับซึ่งอาจต้องใช้เวลาดาวน์โหลดหลายชั่วโมง แทนที่จะทำเช่นนั้น ผมล็อกออนเข้ากับเว็บและลบอีเมลเหล่านั้นทิ้งได้ภายในไม่กี่วินาที หากไม่มีโปรแกรมของเว็บดังกล่าว ผมอาจยังคงดาวน์โหลดอีเมลสแปมเหล่านั้นอยู่ก็ได้

การพัฒนาล่าสุด: โปรแกรมประยุกต์สำหรับเว็บที่ทันสมัยที่สุดโปรแกรมหนึ่งคือ GoToMyPCGoToMyPCซึ่งช่วยให้ คุณสามารถเข้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะที่อยู่ในบ้านหรือในสำนักงานของ คุณผ่านทางเว็บได้ โปรแกรมที่มีประโยชน์อีกโปรแกรมหนึ่งคือบริการประชุมผ่านเว็บ เช่น Microsoft Office Live Meeting ซึ่งมีคุณสมบัติใหม่ล่าสุดคือการรวมการประชุมด้วยเสียงและด้วยเว็บเข้าในที่ เดียวกันซึ่งเรียกว่าห้องประชุม "เสมือน"

การพัฒนาในอนาคต คาดว่าโปรแกรมเหล่านี้จะมีราคาถูกลง เชื่อถือได้มากขึ้น และอาจทำงานที่ซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น