การ บริหารโครงการหรือพนักงานจากระยะไกลต้องอาศัยความเชี่ยวชาญพิเศษ บทความที่นำเสนอวิธีการ 6 ขั้นตอนในการสร้างทีมงานที่อยู่นอกสำนักงานให้มีความพึงพอใจและมีประสิทธิผล
การร่วมกันทำงานจากระยะไกลจะประสบความสำเร็จได้ ต้องใช้การบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ พนักงานต้องอาศัยความช่วยเหลือของหัวหน้าในการจัดลำดับความสำคัญของงานรวม ทั้งการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้
จัด ทำแนวทางการสื่อสาร
ผู้จัดการควรเริ่มกระบวนการ "ทำงานแบบเสมือน" ด้วยการกำหนดวิธีการปฏิบัติด้านการสื่อสารอันเป็นมาตรฐานสำหรับทีมงาน แนวทางดังกล่าวควรประกอบด้วย:
| • | ชนิดของช่องทางการสื่อสารที่ใช้ เช่น อีเมล โทรศัพท์ รายงานเป็นลายลักษณ์อักษร รวมทั้งเวลาใช้ช่องทางเหล่านั้น |
| • | วิธีการ ใช้แต่ละช่องทาง เช่น จะส่งข้อความให้ทุกคนในทีมเมื่อใด หรือจะแจ้งให้ผู้รับทราบได้อย่างไรว่า ข้อความนั้นต้องตอบกลับหรือไม่ต้องตอบกลับ |
| • | สิ่งที่ควร และไม่ควรทำในการใช้ช่องทางแต่ละชนิด เช่น ห้ามใช้กระดานข่าวในการโพสต์เรื่องขำขันประจำวัน |
กำหนด วิธีปฏิบัติในการรายงาน
ผู้จัดการและลูกทีมจะต้องหาจุดที่เหมาะสมที่ สุดระหว่างการส่งข่าวสารให้ทันสมัยอยู่เสมอและไม่กลายเป็นภาระด้านการสื่อ สาร หัวหน้าควรกำหนดความคาดหวังให้ลูกทีมได้ทราบว่าลูกทีมควรส่งข่าวสารล่าสุด เกี่ยวกับงานบ่อยเพียงใดและข่าวสารดังกล่าวควรมีความละเอียดมากน้อยเพียงใด
บริหาร โดยยึดเป้าหมายเป็นหลัก
หัวหน้าที่วัดประสิทธิผลโดยการดูว่าพนักงาน อยู่ทำงานดึกเพียงใดควรเริ่มคิดใหม่ได้แล้ว หากบริหารงานจากระยะไกล สิ่งที่ควรทำคือ การจัดทำรายการเป้าหมายการทำงานที่ชัดเจนซึ่งพนักงานแต่ละคนต้องทำให้สำเร็จ ซึ่งวิธีหนึ่งก็คือการทำรายการงานที่ต้องทำสำหรับพนักงานแต่ละคน และสิ่งที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ หัวหน้าควรช่วยลูกทีมจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละสัปดาห์เพื่อทำงานที่มี ความสำคัญมากที่สุดเป็นลำดับแรก
แจ้งผลการทำงาน
ทีมที่ทำ งานอยู่ห่างไกลเป็นครั้งแรกจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำในการทำงานเป็นทีมและแก้ ปัญหาได้โดยตรงทันที การแนะนำให้ทราบว่าอะไรที่ทำแล้วได้ผลและไม่ได้ผลจะเป็นการป้องกันมิให้ทีม มีความประพฤติที่ไม่ดีได้ และอย่ามองข้ามความสำคัญของการแจ้งให้ลูกทีมทราบถึงความสำเร็จในการแก้ปัญหา หนึ่งๆ อีกด้วย
กำหนดการประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ
การ บริหารจัดการพนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ได้หมายถึงการไม่ต้องเอาใจใส่ สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งคือ ต้องมีการกำหนดการประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอสำหรับพนักงานที่ทำงาน เสมือน เพื่อให้พนักงานทราบถึงประสิทธิภาพการทำงานของตน และยังทำให้ทราบถึงผลของความสัมพันธ์ของการทำงานระยะไกลที่มีต่อพวกเขาได้ คุณควรกำหนดการประเมินผลการทำงานอย่างน้อยปีละครั้ง
จัดประชุมแบบ เห็นหน้ากันจริงๆ เป็นครั้งคราว
เครื่องมือต่างๆ จากเทคโนโลยีปัจจุบันทำให้การทำงานแบบทีมเสมือนมีลักษณะเกือบจะคล้ายกับทำ งานในสำนักงานเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการควรหาทางพบปะพูดคุยกับสมาชิกทีมชนิดเห็นหน้ากันจริงๆ เป็นครั้งคราว ทั้งนี้เพื่อย้ำความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น การพบปะในลักษณะนี้เป็นการสื่อให้พนักงานได้ทราบว่าพวกเขามีความสำคัญต่อ ธุรกิจ ซึ่งจะเชื่อมสัมพันธ์การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพให้ดียิ่งขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น